ISO,ERP,IFRS,公司管理制度
公司管理,公司管理制度,公司管理辦法,公司管理規章,公司管理系統,內部管理,內部管理制度,內部管理辦法,內部管理規章,內部管理系統QP-SO-001 合約審查管理辦法
1 目的：
確保本公司在接受客戶訂單前，與客戶達成產品品質與規格之共識，訂定公司與客戶所共同 承認之標準規範合約，有能力達成客戶訂單要求，包括交期、質量、價格、服務、環境及變更要求等，避免在日後交易過程中發生糾紛，特擬定本辦法。
2 範圍：
2.1 訂購(包含出貨)本公司產品之所有客戶;包括國內、國外所有的訂單及合約。
2.2 本辦法適用 ISO9001、ISO/TS16949 及 QC080000 管理系統。
3 權責：
3.1 總經理 : 負責核准所有訂單的最終審核。
3.2 業務部主管 : 負責部門日常申請表單的審查、核准，並負責監督和指導部門內所屬成員的工作進度，負責或督導重大客戶的業務活動。
3.3 業務人員 :
3.3.1 根據訂單內容或訂單變更內容，協調公司內部各部門，將交期、出貨排程提供給各單位部門。
3.3.2 客戶確認訂單後，將訂單內容登錄『ERP電腦系統操作作業規範』(QS-AM-003)，並進行訂單的追蹤。
3.3.3 國內出貨負責聯繫快遞或運輸公司，通知倉管，安排出貨;國外出貨負責開立出貨通知單、出貨單等出貨事宜。
3.3.4 負責內部行銷資料的歸檔管理。
3.4 製造部/生管單位/品保部 : 參與【合約審查】的作業，並評估交期可行性，製造之可行性，及模治具製作不及及交期延誤之風險評估。。
3.5 其他相關部門 : 視需要協助業務部審查產品 、圖面及環保等法律法規要求，並協助製作「XXX規範承認書」。
3.6 文管中心(DCC) : 負責管理客戶所提供之圖面。
4 流程 :
5 內容：
5.1 客戶需求
5.1.1 業務人員接到國內、外訂單，須針對訂單進行審查，審查內容包括 :
5.1.1.1 客戶資料 : 客戶名稱、訂單號碼、規格型號、訂單數量、交期、單價(總價)。
5.1.1.2 訂單條款:嘜頭、保險、付款方式、交貨地點、運輸方式、品質檢驗依據、包裝要求、交付要求條件、產品預定用途、法律法規要求、安全規定要求、環境保護要求、不良品處理、罰款規定。
5.1.1.3 業務人員對於所有發生交易的客戶，進行相關調查，依『客戶授信作業規範』(QS-SO-001)執行。
5.1.2 針對圖面、產品規格、檢驗標準、包裝要求、環境保護要求等，若業務人員無法審查時須請製造、品管、研發協助審查。
5.1.3 當疑似含有有害物質成品確定已出貨者，由品保單位依『不合格品管理辦法』 (QP-QA-012)開立「停止生產.出貨通知單」(QP-QA-012-02)，由品保最高主管核准後，通知客戶。
5.2 送樣及報價
5.2.1 送樣規範依『樣品發行作業規範』(QS-SO-002) 作業之。
5.2.2 報價規範依『產品報價作業規範』(QS-SO-003)作業之。
5.3 共同承認規格制定
5.3.1 依「XXX規範承認書」(QP-SO-001-01)。
5.3.2 制定「XXX規範承認書」時機 :
5.3.2.1 當業務向客戶產品報價後，在客戶進入量產階段時由客端品保單位提出規範承認需求時，需與客戶制定「XXX規範承認書」，以達成產品品質、規格要求、產品包裝等共識。
5.3.2.2 由各權責單位等部門組成新產品審查小組來共同討論制定後，研發部綜合各項意見資料制定公司「XXX規範承認書」交業務部，當客端進入量產階段有制定規範承認書需求時，由業務部提出初件，經由研發、製造、品保等單位共同會簽後，送客戶討論並承認。
5.3.2.3 客戶對本公司「XXX規範承認書」內容如須修改變更，業務部應彙整客戶需求與相關部門討論並確認，才可做變更。
5.3.2.4 各部門依『設計變更管理辦法』(QP-RD-002)或『工程變更管理辦法』 (QP-PD-008)在研發、製造、品保、包裝等流程中如有更動而與「XXX 規範承認書」規格不符時，應立即通知業務部變更項目細節，並記載於「XXX規範承認書」修訂記錄欄內。
5.3.2.5 業務人員針對客戶產品之管制特性之要求(例如:安全要求之特定符號.. 等)，應於「XXX規範承認書」中規定。
5.4 合約審查
5.4.1 XXX合約審查依「XXX合約審查記錄表」(QP-SO-001-02)。
5.4.2 合約審查必須確保公司具有能力達成合約要求，當與客戶要求有異時，需以書面記載，並立即與客戶協商解決，合約必須滿足包括各項條文標準的要求。
5.4.3 制定「XXX合約審查記錄表」時機 :
5.4.3.1 在製作模具及正式量產前須訂定「XXX規範承認書」使廠內有所依循。
5.4.3.2 業務部在制定「XXX合約審查記錄表」時，需要請客戶提供機種架構，上擴資訊，尺寸規格需求等資訊，讓廠內各部門瞭解客戶需求，以避免過嚴或過鬆之品質出貨，亦可將產品做最有效益之利用。
5.5 訂單審查
5.5.1 接獲訂單
5.5.1.1接獲正式訂單 : 需進行訂單審核，並與生管單位討論生產排程，再轉換為內部訂單系統作業文件。
5.5.1.2接獲非正式訂單 : 通常為客戶急單狀況，並請客戶以 mail 或電話告知其採購相關訊息，以便公司執行內部訂單系統作業。
5.5.1.3如果客戶其內部流程尚未產出採購單號，則容易產生不確定因素及風險，此時需作審慎評估，再請客戶以文件傳真或電子郵件確認訂單作為憑證，再將此證明文件呈請業務經理以上主管決定是否接單，此形式訂單總金額限定於 20 萬元以下才接受，超出此金額請補上正式訂單方可受理。
5.5.2 訂單審核與接受
5.5.2.1 客戶訂單由擔當業務先行初步審核，核對「XXX合約審查記錄表」所紀錄條件是否相同，鍵入『ERP電腦系統操作作業規範』(QS-AM-003)， 產生「內部訂單」(ERP)(QP-SO-001-03)再由權責主管完成審核接單。
5.5.2.2 業務主管接單後針對訂單進行審查時，客戶對產品要求有不一致的地方， 需與公司內部生管等相關部門溝通解決，確認本公司是否有能力生產。
5.5.2.3 當客戶要求必須有樣件試做計畫時，樣件要使用相同製程、設備、供應商，當產品製程與現行的不符合時，應事先經顧客批准，並應保存經批准的記錄，並作標識，依『生產管制管理辦法』(QP-PD-002)執行。
5.5.2.4 接獲客戶樣品需求或樣品訂單，視同正式訂單需經品檢單位檢驗流程後出 貨。打樣機樣品尺寸公差可能會超出上下限，需事先告知客戶。
5.5.2.5 審核內容
A. 產品規格:依型錄審查，若為非量產品則依『設計開發管理辦法』 (QP-RD-001)實施 ; 量產品則繼續審查下列各項。
B. 交期、數量:依『生產管制管理辦法』(QP-PD-002)及庫存狀況等審查。
C. 完成上述審查後需再審 : 金額(稅率)、付款條件與方式、客戶簽核人員、逾期罰責、交貨地點、運送方式、公司名稱、貨幣單位、其他附屬條約及備註等。
D. 訂單審核無誤，經權限核准人核准後，通知生管單位，而生管單位依此擬定排程計劃。
5.5.2.6 訂單金額核准權限 : 所有訂單應簽核至課主管。
5.5.2.7 若客戶提出的產品要求沒有以檔形式提出時，業務人員應與客戶溝通並請客戶提供相關電子檔以利確認，註明客戶口頭訂單和客戶電子檔資料，始可接受訂單，以避免爭議發生。
5.5.2.8 出貨額度管控 : 當客戶出貨總金額超出其設定額度時，則須協調客戶超出部份以現金進貨，或先行支付部份貨款，以減少公司風險。
5.5.2.9 訂單審核後，業務主管須在客戶訂單上簽字，並將訂單回傳客戶確認，以免爭議發生。
5.5.3 訂單審核未過
5.5.3.1 訂單審查未通過時，若屬客戶問題，由業務人員與客戶溝通並進行修改，聯繫客戶處理方式或請客戶修改後重新下訂單。
5.5.3.2 訂單審查未通過時，若屬本公司問題，由業務人員通知生管，確認接受訂單的可行性;若不可行，則通知客戶予以結案，若可行則進行安排生產。
5.5.4 訂單異常處理
5.5.4.1 若客戶以口頭或書面提出訂單變更時，須判斷訂單號碼是否改變，若與原訂單號碼相同，則開立「訂單變更單」(ERP)(QP-SO-001-04)通知生管， 若與原訂單號碼不同，除了開立「訂單變更單」(ERP)(QP-SO-001-04)外， 新修訂的訂單須重新審查。
5.5.4.2 當客戶對已接受合約提出內容變更時，業務經辦人員應登錄於「訂單變更單」(ERP)(QP-SO-001-04)上以做為備查;同時應儘速以「訂單變更單」 (ERP)(QP-SO-001-04)通知生管單位，作成緊急訂單變更作業其處理如下:
A. 尚未生產且未進料者，由採購單位負責聯絡供應商處理。
B. 已進料，尚未生產或已生產者，由生管單位調查料況及生產情形後，通知業務部向客戶說明，使本公司損失至最少為原則。
C. 價格如有變更時，應將新的價格呈報 總經理 裁示後通知行政部財務課。
5.5.4.3 當本公司欲變更其訂單時，須由業務部與客戶協議，取得同意後始可變更，並記錄於「訂單變更單」(ERP)(QP-SO-001-04)。
5.5.5 訂單取消處理原則
5.5.5.1 訂單取消，必須在貨物尚未生產或不造成公司損失的情形下始可接受。
5.5.5.2 如訂單尚未通知生管安排生產前，業務人員收到客戶通知取消訂單，須依據客戶發出之訂單變更通知開立「訂單變更單」(ERP)(QP-SO-001-04)，由業務主管審查後核准後，始可接受取消訂單。
5.5.5.3 如訂單已通知生管安排生產，但生管尚未正式安排生產前，業務人員收到客戶通知取消訂單後，須依據客戶發出之訂單變更通知開立「訂單變更單」 (ERP)(QP-SO-001-04)知會生管簽字，並由業務主管審查核准後始可接受取消訂單。
5.5.5.4 如訂單已排入生產或已生產完成，業務人員收到客戶通知取消訂單時，須依據客戶發出之訂單變更通知開立「訂單變更單」(ERP)(QP-SO-001-04) 知會生管，並由業務主管審查核准後方可接受取消訂單。
5.5.5.5 若因工廠原因無法依訂單要求達成時，由生管以口頭通知業務人員，由業務人員與客戶溝通處理，若客戶同意，則由業務人員開立「訂單變更單」 (ERP)(QP-SO-001-04)通知生管。若客戶不同意則要求生管按原計劃安排或安排外包，以確保客戶權益不受到損害為原則。
5.5.5.6 若廠內或供應商涉及到工程變更時，必須確認是否對訂單造成影響，並視需要由客戶進行確認，依『工程變更管理辦法』(QP-PD-008)執行。
5.6 排程生產及進度追蹤
5.6.1 產銷相關部門主管應定期召開會議，以決定計畫性生產排程。
5.6.2 製作「內部訂單」(ERP)(QP-SO-001-03)分發給生管安排生產。
5.6.3 有關訂單生產的安排，由生管依『製程管制管理辦法』(QP-PD-001)及『生產管制管理辦法』(QP-PD-002)執行。
5.6.4 假設現行生產產品品質無法達到客戶規格，並可能會影響客戶出貨排程時，品保部應通知生管單位，並依『品質矯正及預防管理辦法』(QP-QA-014)開立通知單，提供製造部分析原因，由生管單位統計造成影響之數量及變更生產計劃，並通知業務部與客戶協調，等候客戶回覆特採或其他指示。
5.7 包裝出貨
5.7.1 生產完成確定出貨時包裝人員須核對產品規格及內外標示及數量是否正確，生管單位依『生產管制管理辦法』(QP-PD-002)填寫「出貨通知單」(QP-PD-002-09) 通知業務單位。
5.7.2 業務單位負責聯繫交通貨運，從『ERP電腦系統操作作業規範』(QS-AM-003) 將「內部訂單」(ERP)(QP-SO-001-03)轉「出貨通知單」(ERP)(QP-SO-001-09) 後再成立「出貨單」(ERP)(QP-SO-001-10)。
5.7.3 依據客戶交期安排出貨事宜，財會單位開立發票，倉儲人員負責出貨相關文件收集和出貨數量清點。
5.8 訂單相關資料歸檔
5.8.1 業務人員將訂單資料歸檔整理，並依據客戶別/日期別歸檔，依『記錄保存管理辦法』(QP-QA-002)實行。若合約有規定時，品質系統紀錄應在合約規定的期限內提供客戶及其代表評估。
5.8.2 客戶提供的圖面或附件，經審查後須簽名及加註日期，並將圖面依『圖面管制管理辦法』(QP-RD-003)客戶別歸檔。
5.9 客戶溝通
業務人員或 總經理 應針對下列問題與客戶進行有效的溝通:與產品有關的資訊、客戶詢問、訂單審查或變更、客戶對環境保護及職業健康安全的要求、客戶反饋和投訴，詳細依『客戶意見管理辦法』(QP-SO-002) 執行。
5.10 除新規格、新產品需經 5.4 規格審查 及 5.5 訂單審查 外，一般性的訂單只需依 5.5 訂單 審查 即可。
5.11 業務部門應擬定長期、短期行銷計畫，並隨著業務計畫的進展，隨時予以修訂，依『年度行銷計畫作業規範』(QS-SO-005)執行。
5.12 客戶對公司以出貨產品提出退貨及換貨需求時，依『客戶退換貨作業規範』 (QS-SO-006)處理之。
5.13 業務單位每一年對客戶滿意度做調查，依『客戶滿意度管理辦法』(QP-SO-003)執行。
6 相關辦法：
6.1 ERP電腦系統操作作業規範(QS-AM-003)
6.2 客戶授信作業規範(QS-SO-001)
6.3 不合格品管理辦法(QP-QA-012)
6.4 樣品發行作業規範(QS-SO-002)
6.5 產品報價作業規範(QS-SO-003)
6.6 設計變更管理辦法(QP-RD-002)
6.7 工程變更管理辦法(QP-PD-008)
6.8 生產管制管理辦法(QP-PD-002)
6.9 製程管制管理辦法(QP-PD-001)
6.10 品質矯正及預防管理辦法(QP-QA-014)
6.11 客戶意見管理辦法(QP-SO-002)
6.12 記錄保存管理辦法(QP-QA-002)
6.13 圖面管制管理辦法(QP-RD-003)
6.14 年度行銷計畫作業規範(QS-SO-005)
7 使用表單：
7.1 XXX規範承認書(QP-SO-001-01)
7.2 XXX合約審查記錄表(QP-SO-001-02)
7.3 內部訂單(ERP)(QP-SO-001-03)
7.4 訂單變更單(ERP)(QP-SO-001-04)
7.5 出貨通知單(ERP)(QP-SO-001-09)
7.6 出貨單(ERP)(QP-SO-001-10)
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