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QP-QA-002 記錄保存管理辦法
1 目的：
為確保本公司各項空白表單及品質/環安衛/HSF/社會責任管理系統、規章制度等相關的記錄 被有效管理，並以客觀、真實、準確的提供符合規章制度要求及管理系統有效運行的證據，利於相關管理活動的追溯、延續及提供統計、矯正、預防和持續改進的依據。
2 範圍：
2.1 適用於本公司所有空白表單、管理系統執行相關的記錄、規章制度有關的記錄、技術報告，以及供應商提供的記錄均屬之。
2.2 管理系統 : 指 ISO9001、ISO/TS16949、ISO14001/GP、ISO45001、IECQ QC080000 及SA8000 整合之管理系統。
3 權責：
3.1 文管中心 : 負責空白表單(含電子檔)歸檔、分發、印刷、影印、發行、回收舊版、作廢及文管中心內部記錄的填寫、建檔、標識、索引、儲存、維護、銷毀處理及表單保存期限確認。
3.2 權責部門 : 負責各自部門記錄的填寫、建檔、標識、索引、儲存、維護、銷毀的處理及表單保存期限確認。
3.3 部門主管 : 負責各自部門空白表單制/修訂的審查、記錄填寫落實稽核及審批。
3.4 管理代表 : 負責各部門整合管理系統有關記錄執行情形的稽核。
3.5 總經理 : 視需要在相關記錄上核准。
4 流程 :
5 內容：
5.1 表單管制：
5.1.1 表單制定/修訂審查 :
5.1.1.1 表單制訂原則上應包括下列各項：
A.名稱(公司名稱、表單名稱)。
B.表單編號。
C.表單填寫內容。
D.相關日期。
E.必要時，得附表單聯數及流程。
5.1.1.2 管理系統推動時，由各部門針對各管理辦法、作業規範所涉及的表單進行制訂，經權責主管審查後，始可列入管制文件中正式發行，依『文件與資料管理辦法』 (QP-QA-001)實施，並列入『管制系統文件編號一覽表』 (QP-QA-001-07)。
5.1.1.3 表單正式發行後，各使用部門若頇新增或修訂相關表單時，頇填寫「文件制修訂申請表」(QP-QA0001-02)，同時將制定好的表單附在後面，如為修訂之表單，需將舊版表單及修訂後表單同時附在後面，送相關權責主管審查及部門以上主管核准後，始可列入管制文件中正式發行使用，並列入『管制系統文件編號一覽表』(QP-QA-001-07)。
5.1.1.4 表單涉及的保存期限由各部門主管根據實際管理追溯要求、及管理系統的要求、法律法規的要求及客戶的要求，制定所需的保存期限。(若合約或法規有規定時，則依其規定執行。)
5.1.1.5 為方便表單印製、儲存、使用等管理，由文件管制中心(DCC)負責表單編碼事宜，有關編碼原則依『文件與資料管理辦法』 (QP-QA-001)執行。
5.1.1.6 若合約中有規定時，管理系統之記錄應在規定時間提供客戶或其代表評估。
5.1.2 表單印刷：表單如使用頻繁、量大，應委外交印，交印前由文件管制中心(DCC)負責校樣，每次印刷數量不得超過半年使用量。若使用數量不大時，應複印或電腦列印。
5.1.3 表單分發及簽收：表單經核准後，由文件管制中心(DCC)將各部門所用的表單檔案，置於公司內部網站\\DOC\文管中心\管制文件系統供公司人員內部使用，文件管制中心(DCC)應做好表單電子檔案之更新，以防誤用舊版。
5.1.4 舊版表單回收/作廢：表單修訂後，文管中心需回收舊版表單，二次利用，文件正面需劃線，並更新電子檔公共區。
5.1.5 表單歸檔管理：
5.1.5.1 文件管制中心(DCC)頇將表單原稿依部門別歸檔。
5.1.5.2 空白表單由文管中心依『管制系統文件編號一覽表』(QP-QA-001-07)建檔管理，以利索引，電子檔案亦需備份、識別及管理。
5.2 記錄填寫/會簽/審查/核准：
5.2.1 所有記錄的填寫應力求清晰、明確，真實，並按要求正確填寫，如有錯誤更正時，應蓋個人公司章，必要時註明日期。
5.2.2 記錄填寫後應依處理流程分送會簽、審查及核准人員。
5.2.3 記錄核准權限：審核及核准權責認定由各部門依需求決定其審核及核淮權責權限。
5.2.4 記錄可以是表格、圖表、報告、磁帶、磁片、照片等形式。
5.2.5 確認管理系統之記錄是否依辦法或規範加以記載，記錄過程中有經修改的部份，需再加上簽章，並經單位主管確認後以完成該份記錄。
5.3 記錄管理：
5.3.1 記錄歸檔
5.3.1.1 記錄歸檔時視需要依客戶別、日期別編號並依次進行歸檔，以利查詢，記錄歸檔可以檔案夾儲存，但必頇注明記錄名稱及月份。
5.3.1.2 各部門依表單做成的記錄收集於資料夾中，排放順序為日期初至日期末由下往上堆壘，於資料夾外需註明符合內容而做成的識別標籤，使其符合方便調閱之原則。
5.3.1.3 資料夾中有不同種類的內容，以隔層來做區分以便識別及索引。
5.3.1.4 將收集於資料夾中的記錄，存放於各部門所屬的資料櫃中或共同知道且易於拿取的地方收納保存，使其符合方便調閱之原則。
5.3.1.5 記錄累積到一個月或足夠多必頇整理時，椐需要按記錄類別裝訂成冊，在外面標明名稱、部門、年度、月份，置於適當的檔案櫃/箱中，並注意防蟲、防潮，以防止記錄損壞、變質和丟失，以利查閱。
5.3.1.6 資料櫃中已無足夠的空間存放資料夾，但還末達記錄的保存期限時，則將資料夾中的記錄全部統一放於紙箱中，並於紙箱外黏貼上識別標籤，識別標籤的內容要有資料名稱、資料期間、管理人及管理部門。
5.3.1.7 記錄收集頇注意記錄資料之清晰度與乾淨，任何感光紙類(如傳真)皆需轉換或一般紙類保存。
5.3.1.8 記錄儲存可以置於檔案櫃或箱內，但頇避免變質、破損及受潮，使資料保持堪用狀況。
5.3.2 各部門每日填寫的記錄必頇及時回收，主管頇審查，並交部門人員建檔管理。
5.3.3 記錄必需及時填寫，嚴禁補記錄或做假記錄。
5.3.4 各部門記錄必需定期(每日或每月)做好統計分析，以利掌握問題及改善。
5.3.5 各部門依『管制系統文件編號一覽表』(QP-QA-001-07)所列表單，搜集並將相關記錄建檔管理。
5.3.6 採購單位負責供應商記錄的搜集及歸檔。
5.3.7 業務單位負責客戶記錄的搜集及歸檔。
5.3.8 各部門的記錄均保存於本部門內，保存期限若與客戶合約規定不符時，應依合約規定，超過保存期限若需銷毀者，經部門主管核准後，依『文件與資料管理辦法』 (QP-QA-001)登錄在「管制文件銷毀登記表」(QP-QA-001-04)中。
5.3.9 保存期限：
5.3.9.1 製程記錄、設計記錄：保存三年。
5.3.9.2 管理系統檢查記錄(含異常時的記錄)：保存三年。
5.3.9.3 契約內容確認記錄：客戶有交易期間、且製品仍生產或被客戶使用中，而需作的服務時皆需保存。無交易或不生產，則保留至交易或不生產後一年。
5.3.9.4 客戶申訴之記錄：保存三年。
5.3.9.5 供應商繳附之相關品質記錄：保存三年。
5.3.9.6 內部稽核記錄：保存三年
5.3.9.7 量測儀器校正記錄：保存三年。
5.3.9.8 特採記錄：保存三年。
5.3.9.9 SA8000 社會責任管理系統資料保存期限：員工離職後一年。
5.3.9.10 教育訓練記錄表、考卷、資格認定一覽表：人員任職期間皆需保存，並保留至人員離職後一年。
5.3.9.11 教育訓練計畫：保存三年。
5.3.9.12 委外試驗報告：保存三年。
5.3.9.13 專案報告(新產品開發履歷)：保存五年以上。
5.3.9.14 外校報告：保存三年。
5.3.9.15 照片、錄音、錄影帶等硬體拷貝：保存三年。
5.3.9.16 以上記錄如遇法規有所規定或製品仍生產被客戶使用中，應依其法規規定辦理或是依需做的服務則再延長一年。
5.3.9.17 外來委外監測記錄的保存年限依法規規定辦理。
6 相關辦法：
6.1 文件與資料管理辦法 (QP-QA-001)
7 使用表單：
無