ISO,ERP,IFRS,公司管理制度
公司管理,公司管理制度,公司管理辦法,公司管理規章,公司管理系統,內部管理,內部管理制度,內部管理辦法,內部管理規章,內部管理系統
1 目的：
為使公司所有資材類、固定資產類、費用類等請購作業及採購作業有所遵循，確保請購流程 中，請購單據明確，請購符合要求的綠色產品。採購流程中，資料及物品驗收均能符合產品環保、品質、交期等規定要求，能以適當合理之成本並適時、適地、適量地提供各部門之需要，特定本管理辦法。
2 範圍：
適用於公司內所有類別之請購案，包括資材類、固定資產類、費用類。
2.1 資材類 : 公司生產活動所需之綠色產品原料、物料及其他商品均屬之。
2.2 固定資產 : 工程、設備耐用年限超過二年且支出金額在新台幣$80,000(含)以上者。
2.3 費用類 : 包含費用性資產、及消耗性用品。
2.4 本辦法適用 ISO9001、ISO/TS16949 及 IECQ QC080000 HSPM 管理系統。
3 權責：
3.1 總經理 : 負責採購單之審查核准。
3.2 請購單位 : 提出請購單及入廠時之驗收。
3.3 採購人員 : 負責與請購部門確認請購物品之是否符合本公司限用物質、品名規格、數量等 ; 核對請購單及相關附件詢/比/議價、開立採購單、草擬合同、傳真或寄供應商確認、合約送行政部簽章、採購物品追蹤、供應商考核、採購文檔建立及採購符合品質、交期、產品環保等要求之產品。
4 流程 :
5 內容：
5.1 請購作業
5.1.1 資材類
5.1.1.1 由生管單位依業務部之訂單及研發部開出之BOM表或依預算之計畫生產，確認生產所需之原物料及安全庫存量，進入『ERP電腦系統操作作業規範』(QS-AM-003)建立請購作業，並列印「請購單」(ERP)(QP-AM-003-04)，並依『分層負責管理辦法』(CMP-101)經權責主管核准後，通知採購單位。
5.1.1.2費用性金額未達$5,000 元者或費用類緊急之請採，各單位依需求進入『ERP電腦系統操作作業規範』(QS-AM-003) ，建立「其他收支作業」(ERP)(QP-AM-003-10)，並依『分層負責管理辦法』(CMP-101)經權責主管核准後，由需求單位採購，並連同發票、收據等憑證交由財務單位請款。
5.1.2 固定資產類
依『固定資產管理辦法』(QP-AM-005)辦理。
5.1.3 費用類
由需求單位，依據實際需求標明品名、規格、數量、單位、用途及需求日期，進入『ERP 電腦系統操作作業規範』(QS-AM-003)建立請購作業，並列印「請購單」(ERP)(QP-AM-003-04)，並依『分層負責管理辦法』(CMP-101) 經權責主管核准後，通知採購單位。
5.2 採購作業
5.2.1 請購核對採購單位接到由需求單位提出並經核決「請購單」(ERP)(QP-AM-003-04) ，應立即於系統中核對產品環保、品名、規格、需求日期及是否有合乎公司相關要求，若有不明確的地方須與請購單位聯繫解決。
5.2.2 詢價、比價、議價核對後的「請購單」(ERP)(QP-AM-003-04)，由採購單位尋找合適的供商，進行採購作業，金額達 10 萬元以上且首次採購則必須進行詢價、比價及議價作業，並填寫「詢比議價記錄表」(QP-AM-003-03)，採購人員依詢價、比價、議價原則選擇供應商:
5.2.2.1 詢價:依當面，書面，電話或其他方式詢價。
5.2.2.2 比價:針對供應廠商所提供規格、交期及報價等進行比較。
5.2.2.3 議價:對供應商之報價，應針對其前購價格、採購數量增加、市場行情等各方面市場因素與廠商議價。金額達 10 萬元以上須有二家以上廠商之議價資料。
5.2.2.4 長期合約採購 : 向簽訂長期供應合約之廠商採購。
5.2.2.5 採購於比議價過程中，有涉及請購數量或有交貨期有所更改時，應通知原請購單位，另將詢比議價過程廠商所提供之資訊，依廠商別歸檔，以顯示詢比議過程確實被執行。
5.2.2.6 如為新廠商應須進行評鑑作業，以確保量產之供應材料需符合無有害物質
5.2.2.7 本公司廠商評鑑依『供應商評鑑管理辦法』(QP-AM-004)辦理。
5.2.2.8 採購人員經詢比議價後，將相關資訊填入「詢比議價記錄表」(QP-AM-003-03)，呈請權責主管核准。
5.2.3 開立採購單或擬定合約
5.2.3.1 採購人員詢比議價程序完成後，將「請購單」(ERP)(QP-AM-003-04)透過採購建議作業產生 「採購單」(ERP)(QP-AM-003-05)並將決議之價格及相關報價文件維護入電腦系統。
5.2.3.2 採購案件須訂立合約者，應注意合約之規範、圖面、檢驗與試驗計劃、法律效益和罰則等。合約簽定須先經部門主管審查，針對審查結果修訂後再送交法律顧問審查，再針對法律顧問審查結果進行修訂。
5.2.3.3 若顧客有要求指定經其承認的供應商名單時，必須由該指定的供應商名單中選擇採購，其供應的物料若必須經顧客工程部門承認時，必須依規定送顧客承認。當採用顧客指定的供應商時，不能免除供應方確保供應商的零件、材料和服務品質的責任。
5.2.3.4 用於生產的所有採購原物料，必須滿足對限制有毒、危險物品、產品環保的要求及安全規定以及考慮生產和銷售有關環保、電力及電磁方面的規定。
5.2.3.5 用於產品有關的所有採購原物料及包材，依『化學物質管理辦法』(EP-QA-003)及『綠色產品管制管理辦法』(EP-QA-010)請供應商提供環保資料，包括 MSDS、第三者公證單位檢測報告等相關環保資料，給品保部審核。
5.2.4 採購單及合約送審
5.2.4.1 經過採購人員確定價格之「採購單」(ERP)(QP-AM-003-05)，呈行政主管及總經理簽核。
5.2.4.2 合約經過法律顧問、主管、相關部門審查完畢後，呈 總經理 審查同意後，由採購人員將合約與供應商討論，當供應商對合約有意見時，由採購與相關單位協商處理方式，再與供應商確認合約內容。
5.2.4.3 須發行給廠商之文件管理(如圖面、規範...等)，由採購單位依『文件與資料管理辦法』(QP-QA-001)進行發行、變更等管制。
5.2.5 確認採購作業及合約發出
5.2.5.1 核准之「採購單」(ERP)(QP-AM-003-05)以電腦系統確認，發出給供應廠商，並請供應廠商確認訂貨規格、數量、金額及交貨日期，並於’’廠商確認處’’蓋章回傳採購單位，或以電話確認之，若有任何不符請購需求時，應立即通知請購單位，預作應變。
5.2.5.2 若採購之物品及服務涉及環保法規、產品環保及職業健康安全規定事項時，於採購單或合約上特別標註並要求供應商配合。
5.2.5.3 若須在供應商處進行產品驗證時，應在「採購單」(ERP)(QP-AM-003-05) 上註明驗證的安排及產品放行的方式。若有附加運費的記錄時，必須明確填寫客戶和供應商所需支付的費用。
5.2.5.4 採購人員將經核准後的合約正本郵寄給供應商簽字或蓋章並確認。需蓋公司章之合約，依內部控制稽核暨會計制度『印鑑使用管理辦法』(CMP-203) 交部門主管及 總經理 審核後，交行政主管蓋章核准。正本一式二份，雙方留底備查。
5.2.5.5 如因業務需要須變更採購單內容時，採購單位須填寫「採購變更單」 (QP-AM-003-06)，經權責主管審核後，通知廠商變更事項，請廠商予以配合。
5.2.6 跟催入廠
5.2.6.1 為確保廠商如期交貨，採購單位於進料前，以電話追蹤或親自前往廠商處跟催，以確保採購項目能符合無有害物質、適時、適質、適量的供應。
5.2.6.2 合約類採購，由採購人員依合約進行驗收及付款作業執行。
5.3 驗收作業
5.3.1 原物料之驗收
5.3.1.1 原料部分:倉管取得廠商送貨單及發票，且應核對數量、規格後，進入『ERP電腦系統操作作業規範』(QS-AM-003)執行「驗收單」 (ERP)(QP-AM-003-07)後經主管核准後入庫，入庫後依『倉儲管制管理辦法』(QP-PD-003)辦理。並會同品保部依『進料檢驗管理辦法』(QP-QA-007) 執行。
5.3.1.2 物料部分:倉管取得廠商送貨單及發票，且應核對數量、規格後，進入『ERP 電腦系統操作作業規範』(QS-AM-003)執行「驗收單」 (ERP)(QP-AM-003-07)後經主管核准後入庫，入庫後依『倉儲管制管理辦法』(QP-PD-003)辦理。並會同品保部依『進料檢驗管理辦法』(QP-QA-007)執行。
5.3.1.3 驗收期限 : 原料以ㄧ個月，物料以當日為限。原物料交貨後需進料檢驗，必要時由本廠品保單位先行至分包商處做不定期品質抽檢，以確保品質。
5.3.1.4 對於不符合產品環保要求之料品，不得進行驗收，需立即標示及隔離。
5.3.2 固定資產之驗收，取得廠商送貨單及發票，且應核對數量、規格、尺寸、說明書等。倉管填寫「驗收單」(ERP)(QP-AM-003-07)及驗收人員填寫「工程設備驗收單」(QP-AM-003-08)後經主管核准後轉固定資產，依『固定資產管理辦法』 (QP-AM-005)辦理。
5.3.3 其餘非屬原物料類及固定資產類之採購品，倉管填寫「驗收單」 (ERP)(QP-AM-003-07)後經主管核准後入庫，入庫後依『倉儲管制管理辦法』(QP-PD-003)辦理。
5.3.4 核驗不合格者品管單位依『不合格品管理辦法』(QP-QA-012)，填具改善措施之表單。經採購單位與廠商協調後通知資材單位辦理退貨，倉儲依「採購倉庫退貨單」(ERP)(QP-AM-003-09)辦理退貨出庫，並向供應商辦理退貨程序。
5.3.5 退貨之方式有:
5.3.5.1 退換、補足。
5.3.5.2 退回、取消訂單。
5.3.5.3 有訂合約者，依約索賠。
5.3.6 品質相關之採購記錄應依『記錄保存管理辦法』(QP-QA-002)保存與維持。
5.4 付款作業
依『付款管理辦法』(CMP-201)辦理。
5.5 供應商考核
依『供應商評鑑管理辦法』(QP-AM-004)辦理。
5.6 HSF 採購產品驗證
5.6.1 必要時品保人員每年排定供應商評鑑計劃，確保供應商生產流程符合公司要求。
5.6.2 品保人員於產品產生疑慮時(如 : 供應商稽核時發現重大缺失，或業界資訊判定供應商具有害物質污染風險時)，要求供應商送樣至第三公證實驗室進行檢測。
6 相關辦法：
6.1 ERP 電腦系統操作作業規範(QS-AM-003)
6.2 分層負責管理辦法(CMP-101)
6.3 固定資產管理辦法(QP-AM-005)
6.4 供應商評鑑管理辦法(QP-AM-004)
6.5 化學物質管理辦法(EP-QA-003)
6.6 綠色產品管制管理辦法(EP-QA-010)
6.7 文件與資料管制辦法(QP-QA-001)
6.8 印鑑使用管理辦法(CMP-203)
6.9 進料檢驗管理辦法(QP-QA-007)
6.10 倉儲管制管理辦法(QP-PD-003)
6.11 不合格品管理辦法(QP-QA-012)
6.12 記錄保存管理辦法(QP-QA-002)
6.13 付款管理辦法(CMP-201)
7 使用表單：
7.1 詢比議價記錄表(QP-AM-003-03)
7.2 請購單(ERP)(QP-AM-003-04)
7.3 採購單(ERP)(QP-AM-003-05)
7.4 採購變更單(ERP)(QP-AM-003-06)
7.5 驗收單(ERP)(QP-AM-003-07)
7.6 工程設備驗收單(QP-AM-003-08)
7.7 採購倉庫退貨單(ERP)(QP-AM-003-09)
7.8 雜項應付憑單(ERP)(QP-AM-003-10)
ISO,ERP,IFRS,公司管理制度
更多內容 👉 ISO文件一覽表2021
公司管理,公司管理制度,公司管理辦法,公司管理規章,公司管理系統,內部管理,內部管理制度,內部管理辦法,內部管理規章,內部管理系統