公司管理,公司管理制度,公司管理辦法,公司管理規章,公司管理系統,內部管理,內部管理制度,內部管理辦法,內部管理規章,內部管理系統
嚴格管理、確保有效、防止誤用、認真使用。
2 目的：
為使文件之制訂、發行、變更、作廢等作業能確立；依循並確保各部門所使用之檔案格式為最新版本，特制訂本程式。
3 範圍：
本公司所有業務執行各作業中所有相關的文件與資料均屬之.
4 權責：
項 目 | 制訂,修改,廢止 | 審 定 | 審 核 | 核 准 | 收發,銷毀,管制 |
一階文件 | 管理代表 | 管理代表 | 總經理 | 文管中心 | |
二階文件 | 相關部門 | 管理代表 | 部門經理 | 總經理 | 文管中心 |
三階文件 | 相關部門 | 部門主管 | 部門經理 | 文管中心 | |
四階文件 | 相關部門 | 與二、三階檔一起審核、核准 | 相關單位 | ||
5 定義：
5.1 一階文件：定義為管理指導手冊作爲企業之經營政策及意圖之宣告，如品質手冊等。
5.2 二階文件：定義為跨部門性質的程序規範，如使用手冊、管理辦法等；即對各項管理系統相關作業流程權責區分與流程說明.
5.3 三階文件：定義爲各部門或單位之操作流程規範，如檢驗標準、作業指導書等。
5.4 四階文件：定義爲執行各種文件的記錄或表單。
5.5 文件編碼：文件的編號以識別部門專用，參見『文件編碼原則』。
5.6 外部文件：參見『外來文件管理辦法』。
5.7 工程圖紙與技術檔﹕參見『工程圖面與技術文件管理辦法』。
5.8 電子媒體形式的文件管理參照『電子媒體形式文件管理辦法』。
6 作業內容：
6.1 文件的審批和評審：
6.1.1 文件發行前，應有權責負責人審查其適用性，並交有權責的人進行批准。
6.1.2 文件發行前應進行評審，參加評審的範圍取決於檔的重要性和復雜性，一般原則是參照4的權責規定，如是跨部門的檔，應在所涉及的範圍內進行評審，必要時加以重新修訂。
6.2 版本的控制：
6.2.1 一﹑二階檔版本之制訂：
第一次制訂為AA版，以後每小修一次，版本不變，只需在修改頁上注明變更內容，小修累計達5次或經過重大修訂時版本依次變更為BB﹑CC﹑……ZZ版，依此類推。
6.2.2 三﹑四階檔版本之制訂：
第一次制訂為A版，以後每修訂一次，版本依次變更為B﹑C﹑……Z版，依此類推。
6.2.3 為了更有效的控制版本並確認全公司瞭解，文管中心將各類文件及目錄存在公司文件管理電腦系統裏面或及時修訂《文件管制一覽表》內容，並要求修訂部門填寫《文件變更申請表》及時修訂最新內容，以識別文件的現行修訂狀況。
6.2.4 各部門在使用檔時可以使用文字檔案，也可以使用電腦系統裏面的檔案，其他電腦檔案不能隨意使用。
6.3 文件管制作業說明：
6.3.1 文件的製作、變更、廢止
6.3.1.1 當工作需求需編寫/制定新的管制文件時，由相應對口部門完成之。並依照6.1進行批審作業；修訂管制文件時同視之作業。
6.3.1.2 相關部門完成交上級主管審核/核準之後，交文管中心申請發行。
6.3.1.3 對所有需管制之內、外部文件，必須先交由文管中心，由文管中心將所接收之文件登錄於《文件管制一覽表》中進行列冊管理和電腦系統登錄作業。
6.3.1.4 文管中心對文件記錄的編碼標識依照《文件編碼原則》作業。
6.3.1.5 文件在發行前，由文管中心統一依檔案的發行順次和為了方便電子媒體檔案的建立和管理原則下進行編號管理。編號依電子媒體程序管理作業進行。
6.3.1.6 發行部門需告知文管中心該檔需發行至某關連部門使用之，並由文管中心在《文件發行/回收記錄表》說明。
6.3.1.7 文管中心復印所需要之份數後，必須於每頁上加蓋藍色《管制資料發行印章》或《暫行章》後發放，並請接收單位在《文件發行/回收記錄表》上簽名，表示接受作業。
6.3.1.8 若為修訂、廢止檔，需回收舊版本檔，檔回收時應注意數量及內容之完整性，並記錄於《文件發行/回收記發表》上。
6.3.1.9 檔經過一段時期後，可能會出現一些不符合現狀需要修改、增訂或廢止的內容，需由原制訂單位填寫《文件變更申請表》提出申請，經權責人員審定/審核、核准後予以修訂，並交文管中心做回收、發放處理.
6.3.1.10 舊版本文件，除文管中心保留正本外，其他可直接銷毀或加蓋作廢標識以區分。保留之舊版本檔須加蓋《作廢章》（紅色）以作識別。
6.3.2 檔保存、銷毀作業：
6.3.2.1 所有正本檔由文管中心保存，發放至各單位之檔由各單位自行保管。
6.3.2.2 文件銷毀作業：
任何檔的銷毀必須交文管中心，並呈報管理代表方才可銷毀；自各單位回收之舊版檔由文管中心銷毀，逾保存期限之資料。記錄由保管單位交文管中心銷毀。
6.3.3 文件檔案管理：
6.3.3.1 現場使用之檔須置於作業場所，未經許可不得隨意帶出廠區。非現場使用之文件由各使用單位派專人集中管理。
6.3.3.2 管制檔(由文管中心保留原稿，使用單位若需印刷時，必須到文管中心核對版本)不得擅自影印；文件若有缺頁、破損、字跡模糊或遺失，必須填寫《文件需求申請表》，經權責人員審核、核準後,由文管中心予以補發，同時將破損文件收回銷毀。
6.3.3.3 文管中心須設有專人管理，其人的管理權限由管理代表直接授予。
6.3.3.4 文件之管理需納入內部品質稽核項目中，以確保資料之正確使用。
6.3.3.5 為確保文管中心資料之完整性，在未經權責人員許可情況下，非文管中心人員不能隨意拿取文管中心之資料。
6.4 其他說明﹕
6.4.1 對未經正式確認，但生產制程中急需之文件，可由相關部門報文管中心加蓋《暫行印章》臨時發行文件，臨時發行檔可記錄發行單位，當正式檔發放時，臨時檔自動作廢。由持有單位接到正式的發文之後自行銷毀之。
6.4.2 所有檔管理記錄依『工程圖面與技術文件管制程序』進行保管，有效週期是二年，如為重要文件則保留到該文件直到作廢。
6.4.3 如有使用印有檔的紙張進行再利用的，須在印有內容的紙張面加蓋作廢或其他區分標識之後，再進行再利用。
6.4.4 公司保密性標識依照公司文件發行章標識作業，有發行管制的為公司保密性文件，不得隨意傳外。客戶檔的依照客戶要求標示相應的標識。
7. 相關文件
7.1 工程圖面與技術文件管制程序 AM_QS-EN-001
7.2 文件編碼原則 AM_QS-DC-001
7.3 外來文件管理辦法 AM_QS-DC-002
7.4 電子媒體形式文件管理辦法 AM_QS-DC-003
8. 表單:
8.1 文件管制一覽表 AM_QR-DC-002
8.2 文件發行/回收記錄表 AM_QR-DC-003
8.3 文件變更申請表 AM_QR-DC-004
8.4 文件需求申請表 AM_QR-DC-005
附件一：各類檔管制章形式