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02107_OBU拋單作業

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107_OBU拋單作業


 接單公司B :

01. 接單公司B接獲客戶訂單後客户订单登打客戶訂單, 並進行客户信用额度審核。

02. 訂單經主管審核後列印或輸出S/C(或PI)給客戶。

03. 業務(或船務)透過[訂單轉需求 ]產生[國內採購單或進口採購單] 對象為紙上公司C

 

 紙上公司C :

01. 業務(或船務)透過[多角貿易訂單拋轉作業] 將對紙上公司C的採購單轉為紙上公司C的出口訂單。

02. 若交易經兩個(或以上)紙上公司, 可透過[多角貿易訂單拋轉作業] 將對紙上公司C的採購單轉為紙上公司(D..)的出口訂單, 循環製作文件。

03. 業務(或船務)透過[訂單轉需求 ]產生[國內採購單或進口採購單] 對象為生產公司A

 

 生產公司A :

01. 業務(或船務)透過[多角貿易訂單拋轉作業] 將紙上公司C(D)的採購單轉為生產公司A的出口訂單。

02. 生產公司A接獲出口訂單後進入[201_生管流程]進行需求規劃。

 

 出貨文件流程:

01. 生產公司A經[201_生管流程]的規劃後,執行並完成製造或採購供應出口訂單的產品。

02. 新增[出口出貨作業],製作P/L Inv

03. 由生產公司A透過[多角貿易出貨拋轉作業]產生紙上公司C[出口出貨作業][進貨作業]

04. 由紙上公司B透過[多角貿易出貨拋轉作業]產生紙上公司(D.)[出口出貨作業][進貨作業]

05. 由紙上公司D透過[多角貿易出貨拋轉作業]產生接單公司B[出口出貨作業][進貨作業]



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02106_客訴流程

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106_客訴流程



▲業務單位 : 

01. 業務接到客訴時應判斷情節,並做如下處理 ;

      01-1. 若屬輕微抱怨則登記在[洽談記錄],並設期追蹤再結案。

      01-2. 若屬嚴重(此處指品質),應立即記錄在[客訴處理作業],並展開客訴處理流程。

02. 客訴單立案後,應交品管分析客訴(不良)原因。

03. 客訴單由業務發起,應由業務確認(向客戶)結案。

 

▲品管單位 : 

01. 收到客訴單時應針對業務描述內容進行判斷,必要時需協同相關單位會議討論。

02. 將分析原因及相關輔助文件記錄在客訴單_原因分析。原因分為三大類

      02-1. 客戶原因 : 操作錯誤/儲存不當....等。

      02-2. 自己原因 : 零件誤裝/配件未附/搬運不當....等。

      02-3. 廠商原因 : 加工不良/搬運不慎/零件誤裝....等。

 

▲客訴決策單位 : 

01. 收到品管提供的客訴原因分析後,客服主管應依情節判斷做出決策。決策分為

      01-1. 對客戶的貨物處理方式 : 退貨/退換/補貨。

      01-2. 對廠商的貨物處理方式 : 退貨/退換/補貨。

      01-3. 對客戶收取/賠償的金額,與廠商收取/賠償的金額。

02. 決策為客戶退貨時,應確認是否需退貨給廠商。

03. 決策為客戶退換貨時,有下列兩種模式 ; 

      03-1. 先補再退 : 若客戶急需,先開立補貨單進行補貨。

      03-2. 先退再補 : 收到客戶退貨時沖銷原訂單,待維修後(或取庫存)再用原訂單出貨。

04. 決策為客戶退換貨時,若需要求廠商退換貨,比照上述模式辦理。

05. 決策為客戶賠貨時,應確認是否要求廠商賠貨,並新增相關無價的補貨單及採購單。

06. 對於本次客訴所產生的加扣款費用,需透過[其他收支作業]進行維護並通知財務單位。

 

▲倉庫單位 : 

01. 接獲客訴處理為客戶退貨,需依後續規劃辦理廠商退貨或交由品管進行判定。

02. 接獲客訴處理為客戶換()貨,需依相關補貨單據進行收料及出貨作業。

 

▲品管單位 : 

01. 收到客戶退貨時,若經判斷可返修,需轉[不良退修流程]進行後續作業。

 

▲財務單位 : 

01. 接獲客訴處理為客戶退貨/廠商退貨,發票退回折讓單需同步處理。

02. 接獲客訴所產生的[其他收支作業]加扣款費用,需依帳款管理流程進行後續作業。

03. 客戶賠貨單成本的設定(1.訂單的計價成本/2.主要供應商價格/3.業務成本/4.平均成本



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02105_訂單變更流程

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105_訂單變更流程






▲業務單位 : 

01. 客戶提出變更類型區分如下

       01-1. 單價變更:業務單位自行評估並決策。

       01-2. 數量變更:涉及採購/生管/生產等單位,需協同後才能變更。

       01-3. 規格變更:涉及研發/採購/生管/生產等單位,需協同後才能變更。

       01-4. 交期變更:涉及採購/生管/生產等單位,需協同後才能變更。

02. 客戶提出訂單變更需求時,需要確認訂單進度狀態並加以管制:

       02-1. 訂單加量:若生管產能可負荷/採購可供應,可以變更。若有採購批量需管制。

       02-2. 訂單減量:未採購/未投產,可以變更。已採購/已進貨/已投產,需要管制。

       02-3. 訂單設變:未採購/未投產,可以變更。已採購/已進貨/已投產,需要管制。

       02-4. 交期提前:產能可負荷/採購可達交,可以變更。但,若有瓶頸,需要管制。

       02-5. 交期延後:未採購/未投產,可以變更。已投產/已產出,需要管制。

03. 所有管制點都有成本產生,要進行失敗成本分析並向客戶索賠。

04. 變更需要設定責任歸屬。

05. 訂單變更類型選項有。

       05-1. ADD追加:變更內容有新增品項時應用。

       05-2. DELETE刪除:變更內容有刪除品項時應用。

       05-3. CHANGE換品項:變更內容有A產品改成B產品時應用。

       05-4. MODIFY修改:變更內容為某品項有變動(如交期/數量/價格...)時應用。

06. 訂單整批變更作業及RD整批變更作業可以同時處理下列單據。

       06-1. 工單變更:可同時產生自製及託外的變更單。

       06-2. 請採購變更:可同時產生請購及採購的變更單。

07. 交期提前可透過[產銷平台]即時與相關單位溝通並確認。

08. 交期延後時,需通知倉庫安排存貨安置。




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02103_出貨流程

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103_出貨流程




 船務/業務單位 :

01. 業務根據產銷平台溝通後內容提出週[出貨計劃表]。出貨計畫表一次排定14天。

02. 船務依據出貨計畫表內容於[出口出貨作業]建單,產生Invoice &Packink List(預計),並向船公司取得SO

03. 船務將Packing List及報關等相關資料提供給倉庫,以便安排裝櫃或散貨結關等後續作業。

04. 出貨前需確認訂單是否有預收訂金要求,若有需通知業務催款。

05. 出貨時,若客戶信用額度已超過則不得出貨。若有預收款未收亦不得出貨。

06. 船務收到確定出貨內容及包裝資料時,需修改出口出貨相關資料,並轉成銷貨單給貨運司機憑單出廠。

 

▲倉庫單位 : 

01. 倉庫依據業務提出的每週[出貨計畫表]進行揀貨備貨作業,有異常需通知業務應變。

02. 當揀貨有短少或溢出時需憑訂單備註判斷是否可以出貨,訂單未明定時則通知業務進行確認。

03. 收到船務的出貨通知單時,倉庫需依Packing List上的指示備貨包裝與貼標將最終正確的裝箱明細給船務。

04. 若出貨數量與出貨通知單不同時,需通知船務修改相關內容並經主管覆核後,通知相關作業單位。

05. 收到船務經[庫存連線作業]產生的銷貨單號通知時,需列印一式四聯並作為下列相關用途。

      05-1.  客戶聯(1):作為客戶的進貨憑證。

      05-2.  會計聯(2):作為財務的作帳憑證。

      05-3.  業務部(3):作為業務的請款憑證。

      05-4.  倉庫聯(4):作為倉庫的扣帳憑證。

 

▲生管單位 :

01. 透過[產銷平台]進行協調出貨計劃。

 

▲品管單位 : 

01. 進行FQC作業,進行品質檢驗計劃及品質檢驗判定合格才能進行拋轉銷貨單。

 

 出貨作業其他重點 : 

01. 出口出貨作業/銷貨作業的給號原則(建議最多11碼,單別單號設定

02. 產品描述/產品包裝/產品價格等來源預設順序 (參數及單別單號設定)

03. 訂單需覆核才可以執行[訂單轉需求]/才可以[出貨] (參數決定

04. 是否控管執行[訂單轉需求]後才能出貨 /SHIPPING (參數決定)

05. 是否控管INVOICE覆核後才能拋庫存單據_//組裝OR拆解單 (參數決定)

06. 貿易庫存連線拋轉進銷貨單的給號原則是依INVOICE+流水號或偵測單別單號設定 (參數決定)

07. INVOICE更新匯率時 (參數決定)

      07-1. 是否同步更新銷貨單及帳款單的匯率(發票匯率/押匯匯率/結關匯率)

      07-2. 當設定為提示不鎖控時,客戶自行到傳票作業自行調整傳票金額及匯率。

      07-3. 當設定為提示+鎖控時,已拋轉傳票,不允許修改出口出貨匯率 

08. INVOICE產生的帳款是否可以修改稅金 (參數決定)

09. INVOICE產生的帳款日期(1.INVOICE DATE / 2.ON BOARD DATE / 3.CLOSE DATE) (參數決定)

10. INVOICE或採購單產生的出貨通知單作業(TO廠商)是否控管來源單據的數量 (參數決定)

11. 銷貨統計分析銷貨日期要以(1.INVOICE DATE / 2.ON BOARD DATE / 3.CLOSE DATE) (參數決定)

12. 帳款月份產生的方式 : 1.帳款日期 2.帳款到期日 3.預計入帳日 (參數決定)

13. INVOICE提供不同公司別合併出貨。

14. 庫存連線分為製造業及非製造業。



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02102_訂單流程

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102_訂單流程




01. 訂單型態分 ;

      01-1. 國內訂單,占比為  %

      01-2. 出口訂單,占比為  %

02. 訂單類別可規劃如下 ;

      02-1. 常價訂單:一般訂單。

      02-2. 折價訂單:促銷/樣品訂單。

      02-3. 補貨訂單:(有償/無償/折價)補貨訂單,由客訴單產生。

 

▲業務單位 : 

01. 接單時,需確認下列資訊 ;

      01-1. 訂單依據:報價/年度預算/專案合約/.....

      01-2. 訂單內容:品項/數量/價格/價格條件/運送方式。

      01-3. 訂單運送:交期/嘜頭/送貨地點/備註。

      01-4. 利潤分析:成本/費用/加扣款。

      01-5. 收款方式:收訂/帳期/現金匯款支票。

      01-6. 信用控管:超過信用額度,可設定不得接單。(客戶基本資料_管制設定)

02. 接單過程中所有的互動內容都可記錄在"洽談紀錄",以利追查與交辦。

03. 訂單相關控管如下 ;

      03-1. 主管覆核:訂單經審核後才可列印轉檔或傳送(E-mail E-faxFax)

      03-2. 客戶簽回:需維護客戶簽回日期,才能轉[訂單轉需求作業]

04. 訂單經確認後,業務執行[訂單轉需求作業]通知生管。

      04-1. 當方式選擇[1]為轉國內採購單,表示進行[採購流程](未備貨買賣)

      04-2. 當方式選擇[2]為轉進口採購單,表示進行[採購流程](未備貨買賣)

      04-3. 當方式選擇[3]為轉生產需求單,表示進行[生管流程]

      04-4. 當方式選擇[4]為轉合併採購,表示先核對庫存狀況再決定是否採購。

05. 業務可透過[產銷平台]了解訂單進度。

06. 每週檢視已完工未出貨訂單、延後交貨訂單、未來14天要出貨訂單進度追縱。

 

 生管單位:  

01. 定期(如每週一)進行產銷協調,透過[產銷平台]會議中即時調整生產排程。  

02. 每日檢視確定排程缺料狀態、生產進度或生產設備、時間等,若有問題即時提出。

 

 倉庫單位:  

01. 原物料採購進貨時都一律先進到共用庫存倉(歸屬於鑄件),依訂單方式領料、扣料。

02. 業務排定出貨計畫後交給倉庫進行備貨。

 

 訂單作業其他重點 : 

01. 訂單的給號原則(建議最多11碼,單別單號設定

02. 產品描述/產品包裝/產品價格等來源預設順序 (參數及單別單號設定)

03. 訂單的預計交期預設值 (參數決定)

04. 是否控管執行[訂單轉需求]後才能出貨 (參數決定)

05. SC拋轉的採購單預計交期用SC交期 - 幾天 (參數決定)

06. 報價時是否考慮整箱包裝 (參數決定)

07. 報價訂單啟動安全存量及負數庫存控管 (參數決定,備貨接單適用)

08. 訂單利潤分析報表的成本來源可設定為標準成本OR平均成本 (參數決定)

09. 出口訂單表頭PROFIT%0時,價格可選(1.交易歷史的單價2.交易歷史的利潤3.售價策略4.出口訂價)  (參數決定)




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101_報價流程

103_出貨流程

201_生管流程

203_先進排程

302_採購流程


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AMS-002內部稽核制度_2.CS銷售及收款


ISO,ERP,IFRS,內部稽核制度
銷售管理,銷售管理系統,銷售及收款管理制度







 
     
作業週期
               
CS-101
銷售預測及銷售計劃作業
不定期
1.預測是否考慮政治、經濟與市場趨勢層面。
2.預測是否有長、中、短期預測,並常修正之。
3.預測是否全用歷史資料,有無在新的起點上重新考慮各種變數。
4.是否定時召開檢討會議。
5.當計劃有重大差異時,是否有做因應措施及修訂目標。
CS-102
訂單處理作業


不定期
1.訂單資料是否填寫清楚。
2.單是否經權責主管核准。
3.訂單修改是否有核准,並以更正後之電腦資料為準。
4.業務人員報價是否依『產品報價作業規範』辦理。
5.單位售價、總價等計算是否正確。
6.注意客戶與市場變化,其價格與出貨量是否合理正確。
7.注意品質要求條件是否符合公司生產之品名、規格。
8.訂單更正時是否呈權責主管簽准。
9.訂單更正產生損失,是否向客戶爭取賠償。
10.客戶徵信資料建立是否完整。
11.對於未辦妥手續或超過授信總額出貨是否經特案核准。
CS-103
交貨作業
不定期
1.交貨是否準時,若否,則檢討逾期原因,提出改善對策。
2.生管對於客戶要求之交貨日期, 無法於預定日期交付時,是否隨即反應業務協調新交期。
3預備交運貨品是否與其他成品分開置放。
4.貨品打包時,包裝是否符合客戶要求,抬頭等是否填寫清楚。
5.出貨通知單是否依照內部訂單預定交期填寫。
6.查核交貨訂量、出庫數、發票數量是否相符。
7.交運客戶地址是否正確,是否誤寄,貨件遺失追查和申請理賠。
8.是否迅速交貨,逾期未交原因分析。
9.出貨單是否經核准並序號控管。
CS-104
開立發票作業
不定期
1.銷貨發票開立是否依營業稅法規定辦理。
2.統一發票是否序號開立。
3.定期編制營業收入與開立統一發票調節表。
4.空白及作廢發票應註明清楚並適當保存。
CS-105
應收帳款作業
不定期
1.確定所有賒銷均已入帳,並正確記載。
2.定所有賒銷均已核對信用額度並未逾信用額度。
3.確定呆帳沖銷應收帳款經主管核准。
4.定期或不定期向客戶對帳或函証應收帳款餘額,並追蹤差異原因。
5.逾齡之帳款是否查明原因,並提列適當備抵呆帳。
6.銷貨及收款對象不同,是否提出說明並經核准。
CS-106
客訴、退貨及折讓作業



不定期
1.顧客置疑事項,是否均有合適之說明。
2.客戶所提意見,是否分類統計並分析檢討,做日後改進之參考。
3.技術服務課應追蹤客戶接到分析報告後之反應及效果,如有必須可由相關部門出面說明。
4.技術服務課應針對退貨案件做效果確認及分析。
5.退貨原因分析改善,以期防止退貨。
6.退貨之原發票是否收回或取得銷貨退回四聯單,並於存貨上作入庫。
7.折讓是否不合理,是否先經主管核准後,始辦理。
8.理賠金額之計算是否合理。
9.對於理賠案件,是否詳加檢討並採取適當之改進措施。
10.是否確實執行付款,其理賠方式及各階段之簽核權限是否按規定辦理。
11.理賠作業異常時,是否查明原因並詳細說明查核結果。
CS-107
簽證押匯作業
不定期
1.核對各項單據,有關運費、保險費、報關等費用是否經核准支付。
2.確認是否為同一客戶之帳款沖銷。
3.沖銷傳票是否經權責主管核准。
4.外銷文件是否需按序編號歸檔,以利查核。
CS-108
收款作業
不定期
1.非銷貨客戶之應收票據,是否留意取得原因,因背書轉讓取得者,應另行列示。
2.原始或背書轉讓之票據,應注意追索時效。
3.為呆帳沖銷之票,應注意是否經主管核准。
4.定期送存銀行代收之據,是否帳、票相符。
5.收回之票據是否按期兌現。
6.問題支票之處理及追蹤是否徹底執行。
7.收款明細單是否經核准。
8.收到現金或票據是否定期存入銀行或金庫。
9.支票與應收帳款之沖銷須為不同人員負責。
CS-109
差異分析
不定期
1.分析主要產品別售價、成本、毛利,以檢討產品別經營價值。
2.分析營業收入之消長,利用前後多期趨勢變化,分析數量、單價、營業額增減與市場景氣,銷路拓展情形。
3.各項推銷費用之歸屬是否正確。






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