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會計制度導入程序
會計管理是企業管理的重要工具之一，良好的會計制度，可以將企業經營活動的績效及成果正確地顯現出來，然而，對於為數眾多的中小企業言，實施會計制度的效果及效益可能有其侷限性，單靠會計制度而無嚴密的內控及內部管理制度的實施，將無法達到防止弊端及提昇效率的效果。況且，會計人員常被定位為「沒有生產力」的間接人員，因此，業者為了實施會計制度而增聘會計人員，並增加事務性工作，對於大多數經營艱困的企業者而言，是否值得？成本與效益兩相比較是否可行？頗堪深思。
「管理」與「成本」之間，如何求取平衡點？如何導入適合企業的會計管理模式？對於相關問題及作業程序，宜予審慎思考及檢討之後，再予採行，方可達到事半功倍的效果。
一般企業在推動會計制度時，應先瞭解企業需求及重點。不必像大型企業一樣，建構非常瑣細之制度規範，應考慮人力及成本，針對管理重點予以管控。下列重點可提供為參考：
(一)考慮行業特性
企業在擬定會計制度時，須先界定公司行業別須先界定公司行業別，以掌握公司管理特性。一般可分為買賣業、製造業、營造業等行業，行業特色分別如下：
1.買賣業：
以買進賣出為主，故其重點在於收入與成本如何配合而能正確算出損益？費用歸屬是否恰當？
2.製造業：
其業務是將原料透過人工或（及）機器加工，使其附加價值提高而獲利，故其重點除與買賣業相同外，有關製造成本分攤計算亦為重要項目。
3.營造業：
因其工期通常須要一段頗長時間，故成本彙集及損益認列須採特殊方式處理。
除以上三種外，尚有許多特殊行業，其重點亦有所差異。企業須先界定行業特性，再行訂定合宜的會計程序。
(二)考量財務控管的需要
企業在制訂會計制度時，可將管理分析機能予以融入，以便透過財務報表之使用、落實、追蹤、考核等功能，達到財務控管之目的。常見的規劃方式如下：
1.目標管理的規劃
即於會計作業中導入預算體系，以便於瞭解目標執行情形，供管理者彈性因應調整。
2.利潤中心或責任中心的規劃
在會計程序中很明確區分部門別或產品別的實績，以能隨時掌控企業概況，進而調整經營策略。
3.各類資產保全的規劃
以帳列之報表即時顯示資產實際狀況，並將資產明細列管，如：客戶別之應收帳款之帳齡分析表、財產目錄等，使能與實物核對盤點。
(三)實施會計制度是否採取較具彈性的作法？
對中小企業者言，實施完整且繁瑣的會計制度將是個成本的負擔，而不是幫助。因之，對於這類業者，建議可採取較具彈性的作法建立會計制度，對會計僅做重點式管理即可。
(四)會計帳務處理採電腦或人工作業之選擇？
電腦作業可節省人工、提高效率，且目前會計電腦軟體均屬成熟性產品、適用性強，建議業者應以採電腦作業為宜，亦可省卻準備各式人工帳簿及登帳之繁瑣作業。
(五)如何採行存貨及原料物管理制度？
存貨及原物料之產銷存管理作業是否完善，絕對是影響會計作業能否健全的最大因素。建議在管理上，最好能實施「永續盤存制」，並且採用電腦作業。對於若干中小型業者，則可退而求其次，採行「定期盤存制」，並且對於存貨進銷採取雙重複核的分工方式予以管制。
(六)多久做一次會計結算？
倘依照「商業會計法」之規定，業者僅於會計年度終了時，才做損益計算並編製財務報表，對於絕大多數業者而言，恐怕是緩不濟急。建議應適度辦理年中結算：
1.中型規模以上之業者，宜每月辦理會計結算，產生資產負債表、損益表、費用統計表及必要之管理報表。
2.小型規模之業者，則可配合存貨盤點之實施，每半年或季辦理會計結算，產生會計報表，每月則編製「進貨（料）及費用統計表」即可。
會計制度導入實施要點
導入會計制度時，下列各項作業宜按步就班，逐項準備進行：
(一)決定會計政策
企業因行業屬性及規模大小之差異，其所選擇之會計決策與會計方法足以影響會計人員帳務處理及財務報表之表達；故會計制度導入之首要工作即是制定企業之會計政策，以利往後制度進行。通常企業須訂定會計政策之項目包括：
1.會計年度
2.會計基礎
3.短期投資
4.備抵呆帳
5.存貨
6.資本支出與收益支出之劃分
7.折舊
8.未攤銷費用
9.退休金
10.職工福利金
11.其他項目
有關各項會計政策制定方式，請參酌會計制度歸範第一章第三節所述內容。
(二)決定會計制度的實施日期
宜選擇年初或月初開始實施，實施之前，相關的準備事項應先著手進行，如購置電腦軟體及設備、建立會計科目及清帳盤點作業等等事項。
(三)購置電腦軟體及設備
如前所述，會計帳務處理宜導入電腦作業，則業者應事前購妥會計電腦軟體及電腦設備，以利實施會計制度。
(四)建立會計科目及科目代號
業者可依據本會計制度規範之會計科目說明，參酌行業特性，建立會計科目及代號。
(五)清帳盤點
以會計制度實施日期之前一日，為盤點基準日，全面清查各資產、負債、股東權益科目餘額，包含存貨、應收帳款、暫付款、暫收款、應收應付票據、借款、固定資產、股本、累積盈虧等會計科目餘額。
(六)會計科目期初餘額建檔。
(七)依照會計制度規範正常化作業。
會計作業電腦化導入程序
就會計帳務處理言，不論是人工作業或電腦化作業所處理出來的結果是相同的。而會計人員面對每月循環性、定期非按月循環及非定期性等龐大、重複性高的工作，唯有將會計作業電腦化，以取代昂貴且容易出錯之人工作業，除可提供及時性之財務報表供決策當局使用外，並可精減人力提昇效率。因之，會計作業電腦化已是一股不能抵擋的潮流，其導入之程序，敘述於下：
(一)確定會計作業之機能分工
會計工作之重點在於彙總企業之交易事項，經過專業之分類後，以數字來表達企業之經營成果、及財務狀況，因之將會計作業處理依機能別分為：
1.決策性之會計事項： 包括會計科目內容定義及設定，財務報表之表達格式，需求之報表種類及財務報表產出之分析等事項。
2.例行性之會計事項：包括登帳、過帳及編表等事項
由於例行性之會計事項，約占整個會計處理作業70％～80％以上之工作量，量大繁瑣，在人工作業上又容易出錯，不易核對；因之將例行性之會計事項交由速度快又不易出錯之電腦執行，而決策性之會計事項由專業之會計人員擔任，以取其各自之長處及能力，則是改善會計作業之起點工作。
(二)電腦化軟體之開發方式
企業之會計作業採取電腦處理其軟體之選擇方式，可採企業自行開發、委外承包及購買現成套裝軟體等，每種方案皆有其利弊，企業應就其內外部環境及條件，選擇一個最適合之方案：
1.自行開發
自行開發是由企業之資訊人員自行設計軟體。企業在自行開發軟體時，應考慮下列因素：
(1)資訊、會計、系統規劃及程式撰寫的專業能力是否能夠勝任。
(2)人力資源是否足夠。
(3)開發的時效，結果是否能符合企業即使之使用。
(4)自行開發軟體之人力、時間、成本耗費高。
(5)企業量身訂做，彈性大，可視需要隨時調整，是最大之特色。
2.委外承包
(1)減少資訊人員聘用，符合成本效能。
(2)將電腦化的工作交由專業的公司更符合經濟效益。
(3)公司無發展軟體的經驗，又無適合之套裝軟體。
(4)由於電腦化技術外包，不易掌控資訊品質是有缺點。
3.購買現成套裝軟體
(1) 成本考量因素。
(2) 功能考量因素。
(3) 廠商的服務品質。
(4) 廠商的先存能力。
(5) 系統彈性的考量因素。
(6) 與進銷存系統之關連性。
(7) 文件之品質。
(8) 資源需求及系統品質考量。
(9) 系統安裝及維修容易度。
一般中大型企業由於整體資源運用考量，通常採取自行開發成委外承包方式進行，而中小型業者依企業內部實際需要選用合宜之現有套裝軟體。其選用標準，可參酌下段會計軟體應具備功能及會計帳務軟體功能說明。
(三)會計軟體應具備之功能
為使會計電腦化效益更好，會計軟體的功能是否齊全是關鍵性因素。一般會計軟體應有之系統架構如附圖一所示，會計軟體應該具備的功能列舉如下：
1.擴充性強－不需擔心PC版本於將來升級時所遭遇之瓶頸。
2.安全性高－多重密碼控制及自動備份資料管理。
3.彈性佳
(1)企業組織體系若有變動，能提供公司及部門自行定義功能，並可同時處理多家公司資料，並提供聯合報表。
(2)會計科目、會計期間，皆由使用者自行設定，不需要更新現行作業或修改程式。
(3)模組化設計，各子系統可獨立或整合運作，提供整合其他應用系統資料之介面，並自動過帳處理（參見圖一）。
4.財稅合一
(1)融合財會準則商業會計法及稅務法令規定，符合管理者及主管機關需求。
(2)依需要訂定費用分攤基礎，產生各式管理報表，達到財稅並行作業之目的。
5.時效性強－隨時查詢及列印多種格式之費用分析報表及期間比較報表。
6.傳票處理功能強
(1)傳票號碼可自行訂定或修改，並自動檢查借貸是否平衡，並可同時處理多重期間傳票。
(2)採複式傳票輸入方式，傳票筆數不受限制。
(3)自動套印傳票。
7.電腦報備－可向主管機關申請以電腦來代替人工記帳作業。
8.電腦審計－可結合外來審計或國稅局電腦審計之需求。
9.電腦自動列印－轉帳傳票、電子計算機統一發票、支票、扣繳憑單、員工薪水條等。
10.其它功能－自動查詢帳冊、自動過帳、自動結帳及預算、專案、沖銷等管理功能。
(四)會計帳務軟體功能說明
會計總帳以電腦化輔助處理，在輸入、處理、控制、輔助、輸出會計報表的功能上，現有的軟體是否已涵蓋？依中小企業處發行之會計電腦化一書中，有針對各種會計帳務軟體功能進行彙總，茲列表於下，供企業參考：
(五)會計系統各項主檔建立
主檔之建立代表電腦化之起步。會計系統只要主檔建置完成，其電腦化已成功一半，故本項工作非常重要：
1.系統參數設定
關整個帳務會計未來所有系統之設定，包括：
(1)公司基本資料設定：企業名稱、負責人、統一編號…….等基本資料。
(2)會計期間設定：依企業會計政策所設定之會計制度。
(3)年制設定：中式日期格式或西式日期格式。
(4)數值格式：設定數量、單價及金額小數點位數。
(5)共同科目設定：軟體已設定不能更改之編號，否則會影響報表之產出。
(6)盤存方法設定：存貨之整存方式採帳面或實地制。
(7)成本計算方式設定：採月加權平均或移動平均法等。
2.會計科目設定
會計帳務系統中以會計科目之規劃及建檔最為重要。它不僅代表電腦化下之工具數字，更重要的是會計科目可因科目等之規劃而將總分類帳及明細分錄帳之架加以建立。
業者除可依本會計制度規範第五章所列之會計科目一覽表及會計科目編號原則，建立會計科目及代號或依以下原則規範。
會計科目之編號長度一般約8－12碼足可建構明細帳之整體架構。(軟體公司之設計可能有些差異，皆由企業自行依需求決定之，但無法形成明細帳架構之科目長度設計應加以慎重選購)有關科目之規劃實務要點如下：
(1)徹底研究總帳與明細帳之區分，如薪資支出是總帳或明細帳？
(2)定出科目之性質：進，銷項稅額是實帳戶？本期損益之性質又如何？都應有明確之理念。
(3)先完成總帳之規劃，考慮科目之流動性。總帳一般為四碼，第一碼代表大分類（見上圖），第二碼中分類，第三及四碼才是總帳科目。
(4)再編排明細分類帳。會計人員絕對不要被〔會計總帳〕之名詞所迷惑，總帳系統是相對於子系統而成立，會計總帳資訊系統如果沒有子系統及介面系統之整合運作，則總帳系統對會計作業幾乎沒有幫助。因此在科目之規劃上必須有明細帳之功能。
(5)變動性之代號儘可能不要編入
而企業之資產負債表及損益表如何表達也經常必須在會計科目加以設定。會計科目在資產負債表上之表達有流動項目與否之規定，因此在編碼時還必須考慮未來科目增加時之處理，多半是以留置適當之科目空間為方法加以處理。有關科目編號之長度，則為未來記錄及輸入之方便應可縮短。
3.傳票編碼設定
傳票編碼必須考慮年度、月份、資料保存期限等因素。一般編碼之長度有限（主要因素在於軟體公司並不瞭解傳票編號對各項法規等之關連性，因此在套裝軟體中所設計之編號長度往往不夠），但應能技巧的加以運用。
簡單形態之企業會計制度下，以上之編碼應能符合使用。而一般軟體公司也多設計成：性質二碼及編號5－6碼之成品。但是如果企業的傳票數量很多（每月在300張以上），要符合法令入時效之規定，則在性質二碼及編號5碼之軟體應規劃如下：
性質二碼→第一碼代表傳票種別，第二碼代表年度別。
其如何變通使用則視各軟體功能之原設定架構而。
4.部門編號之設定
部門之編號，其目的在執行成本中心之作業，企業是否有此計劃則應先在政策上設定。在規劃上部門之代號應可簡化且不必太細分。
5.常用傳票之設定
交易性質如為例行事項者，如銷售收入或折舊等，則可在主檔中先設定其借貨分錄，需要使用時只要將其自檔案中帶出再填入金額即可。
6.片語設定
一般人對中文打字速度實在不快，如果能對常用之傳票摘要字詞加以預先建檔時，則可在使用時依代碼叫出，以省卻相當之時間。
(六)開帳資料之準備及立帳
電腦化之重點有兩項，其一為主檔建立；代表實務中帳務架構之建立。其二為開帳資料之準備及入帳。因此會計人員應先選定電腦化之起點，在起點上企業應能提出完整而且正確之明細帳及總帳之資料，做為開帳之根據。（此項在電腦化過程中經常是客戶的一大挑戰）一般開帳工作之準備要點有：
1.決定一個開帳起點：
以實際有把握帳務正確之月份為選擇對象。不要以為用最近月份之會計資料就會降低未來電腦化之工作份量，如此所產生之等待可能會受傷害。
2.以總額開帳：
除非交易明細很重要，否則儘可能以每一明細科目之加總入帳。例如對南昌之應收帳款有三筆，分別為2/3 $3,500，2/18 $25,000，3/20 $23,560元，則以$52,060元入帳。日後帳款回收再以先沖前帳之方式處理以過渡開帳期間。
3.總帳之金額與實際數量之核對是查帳性質工作，不要用尚未盤點庫存及現金來遲延會計作業之進展。
會計作業電腦化實施要點
當公司已建立了會計資訊系統後，有關後續之管理工作應同時建立。會計系統之管理工作並不是單單針對電腦本身進行管理，而是以合理性分析，抽樣核對等方式不斷的觀察電腦運作中所產生之資料，以確保其真正發揮系統功能。電腦之運作是人工與資訊系統之結合，這正是會計管理之重點。
有關會計帳務之管理要點規劃如下：
(一)要有簡易之操作及管理手冊
會計系統一般以套裝（PACKAGE）形式購入，即使以訂製之方式設計時，由電腦公司所提供的操作手冊內容往往不符合公司管理之需要。因此有必要根據各自之管理需求設計一冊簡單易學之管理手冊，使管理的工作能順利進行。有關之內容可參考如下：
1.開關機之正確操作流程說明，附圖且單獨一章。
2.重要操作指令說明，以必要使用者為原則。
3.作業（系統）流程圖，儘量標明步序。
4.各畫面之實際操作事項。
5.處理作業之說明。
6.查詢及列表操作說明。
7.重要且易有錯誤之事項提示；那些事不能做。
8.資料之備份，保管及使用。
簡易手冊之設計使員工減輕對電腦操作之壓力，便於工作之轉換。最重的是能適合個別企業之管理需求，但可能增加管理人員之初期工作量一向不為資訊人員接受。
(二)工作分配應更明確
會計系統有輸入人員之紀錄，一方面確定各人之工作責任，一方面則藉以執行資料輸入之管理控制。其有關要點如下：
1.分配工作項目列入工作職掌表。
2.規定可以輸入之資料、內容及簽核程度。
3.給予工作密碼。
4.傳票應輸入再呈核以免資料重覆。
5.系統應用輸入有效性之控制。
(三)資料處理之管理
電腦處理之結果可能是對的也可能產生錯誤，而錯誤之原因必須即時找出以求更因，因此平日必須執行下列步驟：
1.對處理程式之操作抽查。
2.抽驗某一項交易之處理結果是否正確。
(四)輸出管理
電腦化中可以取得大量之經營資料，因此如何管理輸出之資料及報表之使用必須加以規劃，包括：
1.列表權限設定：以密碼管理
2.送出之報表應有主管簽字
(五)教育訓練
電腦化之會計作業環境與原來人工作業方式完全不同，因此新環境及新工具的教育變成非常的重要。依多年輔導電腦化之經驗，以採行循環式自我迫進法加以克服，有絕對之效果：
1.財會人員應全部參加導入電腦之教育訓練，至少要有二人以上參加，以避免未來可能人員之異動。
2.接受訓練後應自成一個研究小組，並由組員輪流擔任講師職務，每個組員試著教導其他組員如何使用。
3.自我迫進法之使用應予連續，以每天兩小時為佳，如此在二個星期內所有成員應已完全了解系統的運作。
以上循環式自我迫進法，其主要論點在於人對新事物之記憶較為模糊，依有關統計，一個字詞必須在完全記憶六次後方能牢記心。而電腦之作業本來就複雜，尤其對從未操作的人言，唯有透過此方式才能解決訓練之問題，並從中培養使用電腦之習慣。
(六)資料輸入之建議方案
電腦化之初，最大的困擾在於資料之建檔與開帳作業，不僅資料量大且過程為繁瑣，建議將需導入之資料彙總理出來，交由專人或工讀生協助建立，如此可以很快且有效的導入正常化。
(七)培養內部人員帶動電腦化之成果
選定較優且有概念之人員為內部專家，負責簡單問題之排除與時間分配，如此方能順利推展，通常該人員應以財會主管來主導最為適當。
附錄
營利事業使用電子計算機處理帳務管理要點
中華民國七十五年三月二十日財務部(七五)台財稅第七五二二二四九號函發布
中華民國七十七年三月二十一日財務部(七七)台財稅第七七○六五三四八七號函發布
一、為因應營利事業使用電子計算機處理其全部或部份會計帳務之需要，依稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法第九條第二項規定，訂定本要點。
二、營利事業核准採用電子計算機處理帳務者，得以電子計算機輸出之會計帳表替代人工編製之會計帳簿。但會計報表之內容與結構，仍應依稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法之有關規定編製。
三、實施商業會計法之營利事業，其會計制度健全，採用電子計算機處理帳務者，應於使用前檢附經會計師證明足以允當表達其損益及資產負債之會計制度大綱及電子計算機處理帳務作業手冊報經主管稽徵機關核准。前項電子計算機處理帳務手冊應包括下列內容：
(一)輸出、輸入資料之格式圖及文件遞送程序之說明。
(二)資料儲存媒體之格式圖。
(三)機器處理之程序及內容，包括會計系統之主要結構及流程圖等。
(四)資料控制之方法，包括會計資料內部控制及流程圖等。
(五)資料處理之方法（採用此批處理或線上作業即時處理）。
營利事業除因系統軟體之重新規劃設計，應檢討修定之作業手冊及修正理由等報經主管機關核准外，其餘作業手冊之內容有修定時，應將修定理由、內容、測試情形等加以書面記錄，並保留該項記錄，其作業手冊並應隨時更新內容，以備主管稽徵機關查核。
四、經由電子計算機產生之會計報表，無法以中文列印科目名稱者，應以人工加註之。
五、採用電子計算機處理之會計資料如發現因傳票或原始憑證內容不符造成錯誤或於處理完畢後始發現錯者，應開具轉帳傳票，經由正常審核過程始得輸入更正之。
六、每月應編製「會計科目試算表」二份（並註記各科目當月份交易借貸筆數），由負責人、主辦會計、電子計算機部門主管簽名或蓋章後，送主管稽徵機關加蓋戳記，一份由營利事業列冊留存備查，一份由稽徵機關一列冊保管。但會計年度最後一個月，得以調整前試算表送主管稽徵機關加蓋戳記。年度中間核准實施前一個月之會計科目試算表，以電子計算機處理帳務者，應編該年度截至開始實施比照前項方法辦理。
營利事業僅部份帳務由電子計算機處理，致無法由電子計算機列印產生會計科目試算表者，得以人工編製方式為之。如其系統內未設計列印交易借貸筆數者，得以人工加註之。
營利事業未將每月之「會計科目試算表」送主管稽徵機關查驗者，稽徵機關應列為選案查核之對象。
七、營利事業總機構及分支機構分設於不同縣市者，其分支機關依第六點規定應送主管稽徵機關查驗之試算表，可由總機構之電子計算機處理後彙送總機構所在地之主管稽徵機關查驗，或由分支機構自行處理後送該分支機構所在地之主管稽徵機關查驗。
八、營利事業經核准採用電子計算機處理帳務者，於稽徵機關進行調查時，如有需要，除應負責提供帳務處理軟體系統作電腦稽核之用及將儲存媒體之內容列印於報表紙並確能指認會計帳冊表中各科目數值產生之過程及提示其所依據之原始憑證以憑證查核，其無法查核，稽徵機關得依所得稅第八十三條規定辦理。
營利事業修改軟體系統或變換電腦設備，應先將其內容列印成報表，依稅捐稽徵機閞管理營利事業會計帳簿憑證辦法之規定保存，或將前儲存之媒體之帳務資料全部轉換成現有之系統格式，於稽徵機關進行調查時，並應依前項規定辦理。
九、經主管稽徵機關查驗之各月份會計科目試算表，原始憑證及依第二點規定編製之會計帳表（得以資料儲存媒體代之），應依稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳憑證辦法之規定保存，前項所稱儲存媒體，係指採用電子計算機處理時，存放資料所使用之卡片、磁帶、磁碟、磁鼓及其它媒體等。
十、本要點自七十五年四月一日起實施。
◎
編者註：原「營利事業使用電子計算處理帳務管制要點」於77.3.31，修正為「營利事業使用電子計算機處理帳務管理要點」
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