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QP-QA-001 文件與資料管理辦法
1 目的：
確保品質、環安衛/綠色環保管理系統、外來標準、及管制之重要外來文件及本公司規章制度等之制訂、修訂、發行、管理、變更、備份及作廢等有所遵循，使文件管理規範化。以確保所有文件與資料之一致性、可塑性與適切性。
2 範圍：
2.1 ISO9001、ISO/TS16949、ISO14001/GP、ISO14064 及 ISO45001及 IECQ QC080000 管理系統。內部控制系統等本公司管理系統之文件、檔案備份、與外來文件、外來標準、圖面等之管理均屬之。
2.2 管理系統 : 指 ISO9001、ISO/TS16949、ISO14001/GP、ISO14064、ISO45001 及 IECQ QC080000 整合之管理系統。
2.3 本公司於 2006.01.01 陸續修訂新版文件。
3 權責：
3.1 資訊室 : 負責定期備份各部門重要的資料。
3.2 文管中心(DCC) : 負責文件檔案編碼原則及撰寫格式的確定、文件檔案登錄、分發、回收、歸檔、作廢、檔案備份及原稿保存 ; 以及外來文件、外來標準、法規、圖面等文件之收發管理、文件檔案機密等級規定。
3.3 權責部門 : 負責該部門管理系統檔案的制修訂、初審、本部門內各類檔的保管。
3.4 使用單位 : 應保管及維持最新版本文件。
4 流程 :
5 內容：
5.1 管理系統權責及體系圖：
5.1.1 品質、環安衛/綠色環保管理系統體系圖 :
品質、環安衛/綠色環保管理系統 | 內部控制系統 |
手冊 一階 管理辦法 二階 作業規範/檢驗規範 三階 表單 四階 | 制度 一階 管理辦法 二階 表單 四階 |
5.1.2 管制文件定義
5.1.2.1 管理系統文件 : 指本公司制定之各項制度，如手冊/制度、管理辦法、作業規範、表單以及各項外來之標準及法令資料，其分發回收使用需受到管制。
A.手冊/制度 : 指本公司針對客戶及全體同仁所作之管理系統所依據之文件及整體性之概要說明。
B.管理辦法 : 管理系統對於各項管理作業的流程、權責及相關內容加以規範之文件。
C.作業(檢驗)規範 : 管理辦法中索引的各項使用或操作之說明書或各項材料之規格書或是各階段之檢驗手法...等，及與本公司產品或事業制度所相關之指導文件。
D.表單 : 本公司制定之管理辦法、作業(檢驗)規範及其他用來填寫各項紀錄，執行相關工作時所使用之空白表格，包含各類表單格式、圖表。
5.1.2.2 外來文件 : 政府與本公司之間相關活動所制定的法規，非本公司所制定而用以參考或索引來制定相關管理系統的資料訊息，或版權非屬於公司之文件;依『外來文件管理作業規範』(QS-QA-001)管理。
5.1.2.3 一般文件 : 視需要進行管制流程
A.記錄 : 由管制文件或外來文件所規定之表單，依實際需要書寫數據、符號或文字所產生出來 ; 依『記錄保存管理辦法』(QP-QA-002)管理。
B.各類報告。
5.2 編碼原則：
5.2.1 管理系統編碼原則
5.2.1.1管理代碼 :
QMS 品質暨有害物質流程管理系統;簡稱品質 HSF 系統
EMS環境及職業安全衛生管理系統;簡稱環安衛系統
CMS內控稽核會計制度暨社會責任管理系統;簡稱內部管理系統
5.2.1.2權責部門代碼 :
GM總經理室
AM行政部
RD研發部
PD製造部
QA品管部
SO業務部
5.2.1.3手冊類編號 :
QM 品質手冊
EM 環安衛手冊
CM-001 內部控制制度
CM-002 內部稽核制度
CM-003 會計制度
CM-004 社會責任管理手冊
5.2.1.4管理辦法/作業規範編號 : QP/EP/QS/ES/CP
編號+權責部門代碼＋編號+流水碼
QP 品質管理辦法
QS 品質作業規範
EP 環安衛管理辦法
編號 + 分類 + 流水碼
CP 內部系統管理辦法 (分類 : 0規則 1 薪工 2.融資 3.資產 4.其他….)
5.2.1.5表單類編號 : QP/EP/QS/ES 5.2.1.4管理辦法/作業規範編號+流水號
5.2.2 外來文件/標準編碼原則：依『外來文件管理作業規範』(QS-QA-001)及執行之。
5.2.3 各類文件編號由 文管中心 編制，文件編號不得重複。修訂文件之編號不變，沿用原文件編號; 文件廢止後，原文件編號保留，不可重複使用。
5.2.4 對於各管理系統共用者以先製訂之表單編號為主。
5.3 管理系統文件檔案撰寫格式：
5.3.1 手冊撰寫架構 : 依實際需要制定，其架構不做規定，以能清楚完整表達本公司之品質、環安衛/綠色環保管理系統，且易於閱讀瞭解遵循為原則。繕打於「文件標準格式」上。
5.3.2 管理辦法/作業規範/檢驗規範撰寫架構 : 繕打於「文件標準格式」上。 由各部門依實際需要制定，可依照下列撰寫架構進行之 ; 或是以單張圖示之 SOP/SIP，清楚表達作業內容使易於閱讀瞭解遵循為原則。
【1.目的】: 用以闡述制定本辦法期望達成之目的。
【2.範圍】: 用以規範本辦法適用於何人/事/時/地/物等適用範圍。
【3.權責】: 明訂各部門需負責相關業務之權責。
【4.流程】: 以流程圖簡單表示出本辦法之作業方式。
【5.內容】: 用以說明本辦法之流程及各項實際規定事項。
【6.相關辦法】: 用以條列本辦法所依據及參考之其他相關文件。
【7.使用表單】: 用以條列本辦法所衍生之各類表單。
5.3.3 文件書寫其他規定：
5.3.3.1 手冊/辦法/規範版次編定原則 : 以第 1 版、第 2 版......之順序編定之。
5.3.3.2 表單版次編定原則 : 以 A、B、C......之順序編定之。
5.3.3.3 文件頁次編定 : 以 頁次 –總頁數 表示之。
5.3.3.4 章節編號與項目符號原則，主要條文以點系統為準 :
1.
1.1
1.1.1
1.1.1.1
A.
5.3.3.5 文件字型大小 : 使用軟體無硬性規定，字型大小以電腦字型，以標楷體+ Arial + 字型 12，圖表類依實際需要變更。
5.3.3.6 各文件規定之表單於使用時，以 A4 大小為原則，可為直式或橫式，依需要放大或縮小使用，但內容需與管制文件一致。
5.3.3.7 文件中若有提及管制系統相關辦法或是使用表單，需完整寫出辦法/表單之名稱，以『』代表辦法/規範 ;「」代表表單 ; ()代表辦法/規範/表單之編號。
5.4 文件制定、修訂、廢止作業：
5.4.1 各類文件的制/修/廢、審查、核准、會簽、分發及保存之權責區分 :
文件類別 | 制/修/廢 (登錄) | 審查 | 審議 | 核准 | 發行 | 管理 | ||
管理辦法 | 一階 | 手冊/制度 | 管理代表 | 總經理 | 相關單位 | 總經理 | 文管中心 | 文管中心 |
二階 | 管理辦法 | 權責單位 | 單位主管 | 管理代表 | 文管中心 | 文管中心 權責單位 | ||
內部系統 | 管理辦法 | 權責單位 | 單位主管 | 總經理 | 文管中心 | 文管中心 權責單位 | ||
三階 | 作業(檢驗)規範 | 權責單位 | 單位主管 | 管理代表 | 文管中心 | 文管中心 權責單位 | ||
四階 | 表單 | 權責單位 | 單位主管 | | 文管中心 | 文管中心 權責單位 | ||
一般文件 | 紀錄 | 依所屬管理辦法或作業(檢驗)規範實施 | | 權責單位 | ||||
報告 | 權責單位 | 單位主管 | | | 文管中心 | 文管中心 權責單位 | ||
外來文件 | 權責單位 | | | 單位主管 | 文管中心 | 文管中心 | ||
5.4.2 文件新制定 : 依組織任務與管理運作之需求，文件新制定時，由權責單位草擬文件內容，繕打於「文件標準格式」上，填寫「文件制修訂申請表」(QP-QA-001-01)，依 5.4.1 權責區分進行會簽，將會簽完成後之文件及檔案，交至文管中心登錄。
5.4.3 文件修改增訂 :
5.4.3.1 文件若有不合現狀需修改增訂時，由權責單位向文管中心申請檔案，文管中心將【電子文件管制章】之背景取消後提供權責單位進行修改。
5.4.3.2 以藍色加底線區分出修改處，將修訂或增訂理由簡述於「文件制修訂申請表」(QP-QA-001-02)，並依 5.4.1 權責區分進行會簽，將會簽完成後之文件及檔案，交文管中心登錄。
5.4.4 文件廢止 : 文件若已不適於使用而需要廢止時，權責單位將廢止理由簡述於「文件制修訂申請表」(QP-QA-001-02)後提出申請，依 5.4.1 權責區分進行會簽，會簽完後，交至文管中心登錄，確定作廢。
5.5 文件審核：
依 5.4.1 權責區分進行會簽審核。
5.6 文件登錄：
5.6.1 各類文件經會簽核准後，文管中心需核對修改文件已經原權責單位確認簽章，及文件正確性後使可進行修改登錄動作。
5.6.2 由文管中心製作「文件履歷表」(QP-QA-001-01)，鍵入文件申請日期、修改日期、制修廢原因、承辦等相關資訊。
5.6.3 文管中心進行文件登錄作業，依照文件性質登錄於「管制系統文件編號一覽表」 (QP-QA-001-07)中，以識別文件之最新版本，方便查閱。
5.6.4 文管中心 需保留一份舊版/作廢文件，與「文件制修訂申請表」(QP-QA-001-02)釘成一份，予以保留。
5.6.5 外來文件管制
5.6.5.1 供應商規格書/說明書、國家標準、國際標準、圖面、政府法規/規範/標準、顧客規範等依『外來文件管理作業規範』(QS-QA-001)進行管制及最新 版次管理。
5.6.5.2 屬客戶圖面之外來文件需再依『圖面管制管理辦法』(QP-RD-003)管理。
5.7 文件發行/分發：
5.7.1 管制文件經會簽核准、登錄後，文管中心於文件背景加入【電子文件管制章】浮水印及蓋上包含日期之【發行章】，參考【表一 文管中心文件管制章樣式】，發行始生效。
5.7.2 外來文件及非本公司可進行修改之文件，即蓋上包含日期之【發行章】，參考【表 一 文管中心文件管制章樣式】，發行始生效。
5.7.3 網路發行
5.7.3.1 文管中心將管制文件檔案以電磁資料發出，加密碼保護文件內容禁止修改，以確保文件之正確性。
5.7.3.2 將文件檔案置於公司內部網站\\DOC\文管中心\管制文件系統公佈，以 E-mail 做發行通知。
5.7.3.3 電子化文件提供公司內部於電腦上觀看使用遵循，由各部門自行印出使用，不再特別另做書面發行，僅供公司內部流通，不得故意攜出廠外。
5.7.3.4 文管中心須將最新的電子文件備份在硬碟或是其它電子媒介上，並在備份檔案 上清楚注明相關資訊。舊版文件或是作廢文件之電磁檔案由文管中心 另作備份保存。
5.7.3.5 文管中心以「管制系統文件編號一覽表」(QP-QA-001-07)，需每月以 E-mail 通知全廠制/修/廢文件統計資訊。
5.8 廢止文件之回收：
5.8.1 文件以網路發行後，由使用單位自行列印，文管中心不再另行回收。
5.8.2 實施內部稽核，進行文件版次之確認檢查。
5.8.3 作廢銷毀之正版文件，文管中心 於文件上蓋【作廢章】，並紀錄於「管制文件銷毀登記表」(QP-QA-001-04)作一整理。
5.9 文件之實施：
5.9.1 各部門人員於執行各項工作或業務時，應依照相關之文件規定實施，各項工作或業務之實際執行需求，若與文件規定不符，相關人員應依規定修改文件，並於文件修改完成經核准發行之後，要求相關人員依照新規定實施。
5.9.2 為管制、鑑別文件的最新版本，以建立「管制系統文件編號一覽表」(QP-QA-001-07) 做為文件的管理，每月以 E-mail 通知全廠制/修/廢文件統計資訊。
5.10 借閱/申請文件作業：
5.10.1 其他管制文件如需查閱以在文管中心內實施為原則，不得攜出。
5.10.2 借閱申請 : 相關部門人員因工作業務需要，要求申請文管中心之其他管制文件時， 需填寫「管制文件/檔案申請單」(QP-QA-001-05)，注明文件/檔案名稱、編號、份數，並交由單位主管批准。
5.10.3 借閱登記 : 將批准後的「管制文件/檔案申請單」(QP-QA-001-05)交至文管中心， 文管中心以正版文件進行拷貝，拷貝後在所發出之文件上加蓋【參考章】，參考【表一 文管中心文件管制章樣式】。
5.10.4 各單位不得保存修訂前之舊版文件或作廢文件，若需要參照舊版文件或作廢文件 時，需填寫「管制文件/檔案申請單」(QP-QA-001-05)向文管中心申請。
項目 | 分類 | 機密等級 | 核准 |
1 | 過期管制檔案 | 一般級 | 文管中心 |
2 | 國際國家標準 | 一般級 | 文管中心 |
3 | 機器/設備操作手冊 機台驗收規範/報告 | 一般級 | 文管中心 |
4 | 客戶提供文件 | 依文件類型定義 | 文管中心/總經理 |
機密級以上文件需經過 總經理 批准，參照以下文件機密等級及核准許可權執行。 | |||
5.10.5 管制文件如需送交客戶、廠商或公司訓練使用時，由申請單位填寫「管制文件/ 檔案申請單」(QP-QA-001-05)，在所發出之文件上加蓋【參考章】及【僅供參考用 改版不更新】，參考【表一 文管中心文件管制章樣式】使可發出。
5.10.6 文管中心需將借閱記錄，登錄於「管制文件借閱/申請登記表」(QP-QA-001-06)備查。
5.11 文件保存：
5.11.1 有關各種管理系統之紀錄保存期限，依『記錄保存管理辦法』(QP-QA-002)進行。
5.11.2 失效文件 : 正版失效文件，一律加蓋【失效文章】，參考【表一 文管中心文件管制章樣式】使可發出。
5.11.3 文管中心保留舊版之原始文件以五個版本為原則，並需與現行使用之文件版本分開保 存之。
5.12 文件審查：針對管理系統文件，為符合法規要求或是國際標準，需定期審查其適用性，超過 2 年而 為修改之文件，文管中心應以 mail 通知相關權責單位做定期審查。
5.13 圖面管制用章如下: (略)
6 相關辦法：
6.1 記錄保存管理辦法(QP-QA-002)
6.2 外來文件管理作業規範(QS-QA-001)
6.3 圖面管制管理辦法(QP-RD-003)
7 使用表單：
7.1 文件標準格式
7.2 文件履歷表(QP-QA-001-01)
7.3 文件制修訂申請表(QP-QA-001-02)
7.4 管制文件銷毀登記表(QP-QAD001.04)
7.5 管制文件/檔案申請單(QP-QAD001.05)
7.6 管制文件借閱/申請登記表(QP-QAD001.06)
7.7 管制系統文件編號一覽表(QP-QAD001.07)
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