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QS-QA-002 外來文件管理作業規範
1 目的：
確保所有外來的文件、資料，均能隨時隨地保持其適用性與有效性，並確實在最快的時間內， 將訊息內容傳達給公司內部各部門。
2 範圍：
所有外來文件包含客戶提供圖面、規範與分包商所提供操作標準、設備操作說明(手冊)及相關引用之參考標準(如 CNS，IPC，JHS，QS...等)的收發文、改版通知、舊版或過有效期限之文件回收。
3 權責：
3.1 資訊室：負責定期備份各部門重要的資料。
3.2 文管中心(DCC)：負責外來文件檔案編碼原則定、檔案登錄、分發、回收、歸檔、作廢、檔案備份及原稿保存、文件檔案機密等級規定。
3.3 權責部門：負責該部門外來文件檔案的制修訂、初審、本部門內各類檔的保管。
3.4 使用單位：應保管及維持最新版本外來文件。
4 流程 : 略
5 內容：
5.1 名詞解釋：
5.1.1 外來文件：自公司外部取得之管制文件。(如供應商規格書/說明書、分包商提供的標準、規範、廠內介紹、設備、量測儀器等使用說明書、手冊、國家標準、國際標準、圖面、政府法規/規範/標準、客戶機構圖、藍圖、技術規範、標準或電子媒體資料等)。
5.1.2 處置通知：由客戶所發行，當製程出現臨時更動或行程安排(如規格要求內容、試作)或生產時須配合客戶之規定(治具、設備規定等)。文件內容屬於有效日期期間限制。
5.2 收文分類：在收到外來文件時，依照文件類型分為一般外來文件及處置通知。依『文件與資料管理辦法』(QP-QA-001)，照內容將文件編號。
5.2.1 編碼原則說明：(略)
5.3 外來文件登錄/建檔：
5.3.1 DCC進行文件登錄作業，將每份文件內容，登錄「外來文件總覽表」(QS-QA-002-01)。
5.3.2 文件歸入外來文件檔案夾中，即完成建檔動作，文管中心需保留原版文件。
5.3.3 若文件可列印，將文件掃描轉為電子檔案格式 ; 如文件有電子檔時，亦將檔案放入電子檔管理中，以方便日後查詢。
5.3.4 外來文件若非本國文字編寫(如英、日文)，有相關部門提出中譯要求時，DCC需請另一位具備相關語言能力者將文件內容中譯後，並將中譯一併存於 DCC。如需作文件變更或轉成內部文件，則由需要單位依『文件與資料管理辦法』(QP-QA-001)，作文件制訂、修訂、廢止作業辦理。
5.4 外來文件登錄/建檔：
5.4.1 外來文件及非本公司可進行修改之文件，依『文件與資料管理辦法』(QP-QA-001)，加蓋含日期之【發行章】，發行始生效。
5.4.2 網路發行
5.4.2.1 DCC 將外來文件檔案以電磁資料發出，加密碼保護文件內容禁止修改，以確保文件之正確性。
5.4.2.2 將文件檔案置於公司內部網站\\DOC\文管中心\外來記錄公佈，依各部門關聯性以 E-mail 做發行通知。
5.4.2.3 電子化文件提供公司內部於電腦上觀看使用遵循，由各部門自行印出使用，不再特別另做書面發行，僅供公司內部流通，不得故意攜出廠外。
5.4.2.4 DCC 須將最新的電子文件備份在硬碟或是其它電子媒介上，備份檔案應清楚註明相關資訊。舊版文件或是作廢文件之電磁檔案由 DCC 另作備份保存。
5.4.2.5 DCC 依製作之總覽表，需每月以 E-mail 通知全廠制/修/廢文件統計資訊。
5.5 最新版本確認及回收：
5.5.1 每收到外來文件時，需以「外來文件總覽表」(QS-QA-002-01)確認該份文件是否有舊版文件，文管中心應每月核對，以達到最新版本的確認與管理。
5.5.2 文件以網路發行後，由使用單位自行列印，DCC 不再另行回收。
5.5.3 作廢銷毀的正版文件，DCC 依『文件與資料管理辦法』(QP-QA-001)，文件加蓋【作廢章】，並紀錄於「管制文件銷毀登記表」(QP-QA-001-04)。
5.5.4 參考用之外來文件不在此限，但文件上需蓋上【參考章】，以作區分。
5.6 借閱/申請文件作業：依『文件與資料管理辦法』(QP-QA-001)進行作業管制。
5.7 圖面管制用章如下: (略)
6 相關辦法：
6.1 文件與資料管理辦法(QP-QA-001)
7 使用表單：
7.1 外來文件總覽表(QS-QA-002-01)
更多內容 👉 ISO文件一覽表2021
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