ISO,ERP,IFRS,公司管理制度
公司管理,公司管理制度,公司管理辦法,公司管理規章,公司管理系統,內部管理,內部管理制度,內部管理辦法,內部管理規章,內部管理系統QP-GM-003 溝通會議管理辦法
1 目的：
建立內、外部協商及溝通管道，以利內部資訊及時且有效的協調溝通，及與外部利害關係者之承諾與績效溝通之管道，確保整體管理系統的有效性進行溝通。
2 範圍：
2.1 包括管理系統有關資訊的收集，內部及客戶與外部利害關係者資訊的傳達、溝通及協商。
2.2 管理系統:指 ISO9001、ISO/TS16949、ISO14001/GP 及 ISO45001、IECQ QC080000 HSPM 及 SA8000 管理系統整合之管理系統。
3 權責：
3.1 總經理 : 負責建立適當的內外部溝通，對內包括所有員工、對外包括供應廠商/承包商、 客戶、附近鄰居、周圍廠商、社會大眾、政府機關、環保團體及新聞媒體...等溝通 管道、透過溝通及協商，瞭解管理系統運行的有效情況。
3.2 管理代表 : 負責內部稽核、管理審查、持續改善、客戶滿意度、外部認證問題、客戶投訴等與相關部門進行溝通。
3.3 各部門主管及相關人員 : 負責針對客戶訂單、綠色產品問題、職業安全衛生議題、生產製程問題、 廠內各項品質異常問題、有害物質污染、及原材料問題進行溝通、負責對管理系統的有效運行與該部門員工進行溝通，以確保全員對管理系統的瞭解及落實。
3.4 接收單位 : 外部利害關係者意見接收及回覆。
3.5 權責單位 : 外部利害關係者意見處理。
4 流程 :
5 內容：
5.1 建立適當的內部溝通及協商管道
5.1.1 總經理 透過各種管道，例如:公司發文、E-MAIL、公告欄、晨會、各種會議、網 路公共區域，與員工進行管理系統相關的協商及溝通。
5.1.2 各相關部門主管透過會議、公告、網路公共區域等方式與員工溝通，使資訊及時傳達相關人員。
5.2 建立適當的外部溝通管道
5.2.1 透過接收外界相關團體的任何建議與關切。
5.2.2 可利用文宣廣告、E-MAIL、各種會議達成與外部溝通。
5.2.3 供應與承包商之溝通 :
5.2.3.1採購及發包單位須讓承攬工程或供應之承包商，充分瞭解管理系統要求及法律法規規定，必要時，於簽約時註明在合約書上。
5.2.3.2 在公司內執行工程施工時，採購及發包單位需通知承包商要求其遵守環境及職業安全衛生相關規定。
5.2.3.3 為加強對重要供應商及外包商進行管理，相關單位須將環安衛政策及其他要求告知供應商，必要時要求供應商及承包商到廠受訓。
5.2.3.4 品管部透過網路、政府網站、書店等管道進行相關法律法規、客戶環保要求的收集。
5.2.3.5 總經理 透過年度聲明對利害關係者進行品質/環安衛/HSF/社會責任政策公佈。
5.3 內部資訊溝通及協商內容
5.3.1 內部溝通及協商內容包括下列各項 :
5.3.1.1 政策、目標、承諾、管理方案的宣導說明。
5.3.1.2 政策、管理系統運行情況。
5.3.1.3 目標、目標、承諾、管理方案的完成情況及績效。
5.3.1.4 內部稽核、管理審查及品質/環安衛/綠色產品/社會責任監測結果、不符合、 矯正及預防措施成效。
5.3.1.5 人員訓練情況。
5.3.1.6 各管理人員和各單位之間日常有關品質/環安衛/綠色產品/社會責任的聯繫、報表及其他 E-MAIL 聯繫。
5.3.1.7 員工或其他代表參與環境協商。
5.3.1.8 緊急情況，如火災、傷亡等緊急情況。
5.3.1.9 員工提案建議。
5.4 外部資訊溝通及協商內容
5.4.1 外部資訊溝通及協商內容包括下列各項 :
5.4.1.1 相關部門接收到有關品質/環安衛/綠色產品/社會責任的法律、法規標準及其他要求。
5.4.1.2 來自利害關係者的投訴、抱怨。
5.4.1.3 客戶滿意度調查。
5.4.1.4 公司品質/環安衛/HSF/社會責任政策對外公告發佈。
5.4.1.5 來自品質/環安衛/綠色產品/社會責任機關檢查及監測的資訊。
5.4.1.6 來自供應商的資訊。
5.5 內部溝通內容
5.5.1 總經理 及各部門主管針對政策、目標，指標及管理方案等，利用各種晨會、周會等管道向全體宣導，使全員瞭解管理系統的做法及所推動之各項活動。建立【表 一 會議組織及機能】為傳達及溝通之依據。
5.5.2 管理代表針對內部稽核結果及目標、指標、管理方案執行情形及績效，以文件方式透過管理審查會議向總經理及相關部門主管報告。以會議方式進行跨部門溝通，以利問題改善及追蹤。
5.5.3 管理代表針對持續改善、滿意度調查結果，以會議方式進行跨部門溝通，以利問題改善及追蹤。
5.5.4 針對政策、目標、指標、管理方案達成情形，管理代表以會議方式進行跨部門溝通，以利問題改善及追蹤。
5.5.5 有關客戶訂單問題之溝通以 E-mail、傳真或會議方式進行傳達，以確保客戶需求得到滿足。
5.5.6 生產製程、原材料所反映的問題，由 總經理 利用晨會或向相關部門主管反應， 以利問題解決，確保生產符合客戶要求之綠色產品。
5.5.7 本公司內部的人事管理規定由人力資源以 E-mail、會議方式進行傳達，以確保全員瞭解公司相關規定。
5.5.8 管理代表依『管理審查管理辦法』(QP-GM-002)應以會議方式安排員工及其代表參與管理系統政策制定、程式文件及作業指導書制定、參與危險源辨識、風險評估和風險控制的溝通、協商可能影響工作場所的活動，並將協商及溝通結果填寫「內外部協商及溝通記錄表」(QP-GM-003-01)。
5.5.9 部門與部門之間如有品質、環境及綠色產品上之書面聯繫，以「部門連絡單」 (QP-GM-003-02)聯繫或以 E-mail 快速傳達。
5.5.10 內部員工有任何對管理系統之意見，均可填寫「內外部協商及溝通記錄表」 (QP-GM-003-01)，交由主管，由主管交由權責單位作處理回覆，回覆時，應註明何時處理完成，並由意見單位主管，將其回覆交由原提議者。員工提案由人力資源進行匯總後，呈 總經理 核示是否採納執行。
5.5.11 人力資源定期將每月訓練未完成情形以 E-MAIL 通知相關部門主管。
5.5.12 如遇緊急情況，由製造部採取緊急應變措施，並及時向 總經理 報告。
5.5.13 品質/環安衛/綠色產品/社會責任之績效監測結果不符合，須進行矯正及預防措施，由管理代表整理成文件後，向 總經理 報告。
5.6 外部溝通及協商
5.6.1 有關法律、法規及其他客戶要求的溝通依『法規要求鑑定管理辦法』(EP-GM-003)執行。
5.6.2 有關部門收到外部資訊，交由文管中心登錄後，由文管中心及時分發到品質/環安衛/綠色產品/社會責任部分。並由管理代表組織相關人員進行內部溝通。
5.6.3 對客戶提出的抱怨，由業務部將資訊傳達到品管部進行分析，並由責任人採取矯正措施後，由品管部匯總後通知業務部。並依『客戶意見處理管理辦法』(QP-SO-002)處理之。
5.6.4 對相關方提出涉及品質/環安衛/綠色產品/社會責任的抱怨，由管理代表召集相關人 員進行討論，並交由權責單位進行處理提出對策，並送交管理代表作出決議，如 有需要進行討論者，可於各項會議中進行討論，參照【表一會議組織及機能】。 並提出對策，呈 總經理 核示後，對相關方進行答覆。
5.6.5 對於意見處理後，應將其處理結果由原接收單位進行意見處理回覆，並將其回覆結果記錄於「內外部協商及溝通記錄表」(QP-GM-003-01)。
5.6.6 總經理 每年定期對外公佈本公司的品質/環安衛/綠色產品/社會責任政策及目標，依『品質政策與目標管理辦法』(QP-GM-001)及『環安衛政策與目標管理辦法』(EP-GM-001)進行。
5.6.7 來自安全生產監督管理局、勞動局、環保局、商檢局、質量技術監督局、認證機構等提供的檢查及監測資訊，由文件管制中心(DC)登錄後轉交品管部、人力資源、製造部、管理代表採取矯正及預防措施。
5.6.8 來自供應商交貨品質資訊，由品管部通知採購，由採購聯繫供應商進行處理。
5.7 溝通結論執行、追蹤及確認
5.7.1 正式會議時，會議主席指派記錄人員一名，將會議檢討之內容紀錄於「會議紀錄表」(QP-GM-003-03)中。
5.7.2 相關人員需依會議、E-mail、公告欄、晨會、網路公共區域等所傳達的內容執行。
5.7.3 總經理 應及時對管理系統及相關法規的有效性進行溝通，確保其持續有效的改善。
5.7.4 製造廠長應針對廠內生產問題與相關部門主管溝通。
5.7.5 品管部應針對品質/環安衛/綠色產品/社會責任問題與相關部門溝通。
5.7.6 各相關部門主管應將 總經理 的指示傳達給各部門人員，並追蹤結果的執行及確認成效。
6 相關辦法：
6.1 管理審查管理辦法(QP-GM-002)
6.2 法規要求鑑定管理辦法(EP-GM-003)
6.3 客戶意見處理管理辦法(QP-SO-002)
6.4 品質政策與目標管理辦法(QP-GM-001)
6.5 環安衛政策與目標管理辦法(EP-GM-001)
7 使用表單：
7.1 內外部協商及溝通記錄表(QP-GM-003-01)
7.2 部門聯絡單(QP-GM-003-02)
7.3 會議紀錄表(QP-GM-003-03)
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