公司管理,公司管理制度,公司管理辦法,公司管理規章,公司管理系統,內部管理,內部管理制度,內部管理辦法,內部管理規章,內部管理系統
規範業務人員工作流程
2. 範圍:
本公司業務人員工作內容指導
3. 權責:無
4. 定義:無
5. 作業內容:
5.1 業務拉單的工作內容﹕
5.1.1 公司業務發展由董事會決定﹐總經理執行之﹐具體工作體現由拉單業務在和客戶交往中完成之。
5.1.2 拉單業務為公司尋找客戶源﹐包括海外拉單人員在海外拉取的客戶。當和客戶達成下單意願時﹐應積極主動將公司推薦給客戶。
5.1.3 公司簡介和公司說明書內容要簡潔美觀﹐體現公司的工作流程和管理優勢﹐力求客戶認可公司管理和業務水準。
5.1.4 業務應對新客戶進行審查及建立《客戶基本資料表》和客戶資料庫管理﹐以保留客戶資源.
5.1.5 拉單業務在接新產品單時候﹐必須初步評估一下﹐公司的本身能力是否可以達成客戶要求﹐必要時候立即和接單業務聯系模具﹑工程進行評估定單的可行性。
5.1.6 業務單位視客戶進貨潛力及帳款回收情況向財務和上級報告﹐如發現財務狀況不是很好或帳款回收不良過多的客戶﹐請示總經理是否取消客戶交易.
5.1.7 如果經過評估某客戶信用不佳但仍接此訂單的﹐應簽訂良好的書面的付款文件後始可接單出貨.
5.2 接單業務的工作內容﹕
5.2.1 估價期工作﹕
5.2.1.1 當客戶達成下單意願﹐拉單業務將客戶資料轉接單業務主導。接單業務向客戶索取戶工程檔﹐工程檔包括技朮圖紙﹑3D圖檔﹑產品規格書﹑甚至於樣板﹐如客戶不能提供以上資料﹐業務與客戶協商推後交期﹐一直到客戶提供完整的可以開模設計的技朮資料﹐收到客戶資料之後﹐業務進行初步審查﹐審查內容如下﹕
a. 是否有清晰的圖紙或樣品及產品規格說明書
b. 客戶的基本資料
c. 客戶在業界的信用程度
d. 是否有產品的檢驗要求說明
5.2.1.2 開始進行產品估價期間﹐業務核對客戶的技朮資料﹐並加蓋《產品報價章》﹐如是電子媒體的文件﹐由業務負責列印出來.在此其間各部門使用的資料以有加蓋《產品報價章》為准.
5.2.1.3 業務將技朮資料轉工程主導估價工作﹕模具人員對模\治具的價值和產品的價值進行報價﹔工程訂出產品和包裝報價﹔業務依據以上情況做出產品報價和與客戶價格談判的資料.（如客戶是只要模具產品的﹐需要報打樣價格）
5.2.1.4 業務收到工程匯總的報價資料之後﹐匯總製作《報價單》報上級批示.
5.2.1.5 以上報價必須經過總經理或業務副總經理級別以上人員簽名方可生效.如上級對以上報價有疑問﹐由業務處理.
5.2.1.6 如客戶希望用其自己的報價單的格式﹐由業務依照客戶的要求製作報價內容.
5.2.1.7 客戶對其報價做出裁決﹕如客戶不接收報價﹐報總經理解除或再協商之﹔如客戶部分接收﹐由業務注明原因報總經理確認裁決﹐再回傳給客戶進行修訂處理﹔如客戶接收報價﹐工作階段進入合約審查期。
5.2.1.8 如是海外接單﹐並由海外開模設計的﹐由接單業務與海外拉單業務聯系索取模具設計資料和客戶技朮資料﹔如是海外設計製作模具的﹐由接單業務連同工程依照『模治具管理辦法』和模具的試模流程或打樣試產流程作業。
5.2.1.9 客戶工程變更﹕客戶因某種需求﹐變更產品的物理結構﹐而這種改變需對模具進行物理性能的修改或對生產工藝進行重大變更的﹐視為重新報價工作.一般這種情況不需要合約審查。
5.2.2 合約審查期工作﹕
1. 如客戶需要模具產品﹐由業務主管在模具估價基礎上直接計算模具價格之後﹐填寫模具報價資訊給客戶﹐如客戶接收模具價格﹐開立《模具製造通知單》給工程﹐由工程制定模具開發工作計劃或工作進度﹐依照『打樣試產試模作業管理辦法』作業﹔如客戶需要的是塑膠產品業務開立《合約審查表》﹐連同各部門配合審查以下內容﹕
5.2.2.1 業務審核﹕
1） 匯總各部意見
2） 做好產品報價分析
3） 確保公司盈利
4） 各項費用核算是否合理
5.2.2.2 模具部門審核﹕
1） 模具價格的核算
2） 模具生產技朮是否可行
3） 是否需要外包生產
4） 模具開發進度的預定
5.2.2.3 品保部門審核﹕
1） 公司品質人員是否充足
2） 公司品質能力是否滿足
3） 公司測量儀器是否可行
5.2.2.4 資材部門
1） 產品物料成本的核算
2） 產品生產成本的核算
3） 產能是否可以達成
4） 人力資源是否充足
5.2.2.5 工程部門審核﹕
1) 產品包裝價格核算
2) 對比公司技朮能力
3) 工程達成進度的預定
5.2.3 各部門對其產品的生產可行性做出判定﹕如有不可行的﹐由工程聯系提出不可行部門進行協商﹐一直到得出可行或不可行結論﹔如經各部門分析研究確實不可行﹐由工程匯總資料﹐報業務由業務與客戶協商解除之﹔如該產品完全可行﹐由業務和客戶協商其他事項﹐如付款﹑交貨方式等﹐業務開立《模具製作通知單》工作進入新產品開發期工作.
5.2.4 新產品的開發期的工作流程參見『模具開發流程管理辦法』和『打樣試產試模流程管理辦法』內容.
5.2.5 如在新產品的開發期客戶又有重大的變更或在設計模具過程中發現客戶產品的技朮含量過高使以前報價不合理﹐相關部門匯總到業務﹐由業務重新報價作業﹐和客戶進行議價作業.
5.2.6 業務應隨時掌握新產品開發階段的工作進展情況﹐制定定單工作執行情況追蹤說明﹐匯總定單執行情況報相關部門主管和客戶瞭解工作進度﹐並有權力要求各部門提供工作進度計劃和實際達成的工作進度內容﹐追蹤各部門工作進度.如有部門不能達成以上工作進度的﹐由其工作階段的主導部門負責追蹤結案.業務查核實際情況之後﹐與客戶協商之。
5.3 成熟單執行管理工作﹕
5.3.1 業務如是第一次接到客戶的訂單﹐先依5.1工作流程作業.
5.3.3 如在送樣階段客戶有要求進行量產的﹐由業務向客戶求得臨時承認的資訊或証明﹐交工程人員依照客戶臨時要求之.
5.3.4 如是接到客戶的成熟產品訂單﹐由業務課核對所訂購之規格和公司人力資源上是否可以量產.間接訂單與直接訂單在內地,就業務來說,作業方式是一致的,間接訂單唯一未知量為物品單價.
5.3.5 經業務審查可以量產之產品﹐由業務向客戶求得客戶的具體交期要求﹐並將客戶資訊傳達給生管部門;並依照『生產運作控制程式』作業.
5.3.6 客戶以書面或口頭下訂單之訂購視為同樣處理﹔從客戶獲知口頭訂單明細後,由業務課知會相關部門並由經理級以上人員確定是否接單,生產.待收到客戶補發之訂單,再下發相關部門.
5.3.7 如客戶交期需部分修訂﹐由業務和客戶聯系求得客戶的意見﹐並執行之.
5.3.8 訂單執行過程中若有變更,呈報經理級以上人員核定後執行修訂作業,若雙方無法達成協議,則予以解除或取消合約.
5.3.9 業務制定《訂單執行追蹤表》﹐以瞭解客戶訂單交貨完成的情況.
5.4 出貨追蹤管理﹕
5.4.1 業務依據客戶出貨資訊製作出貨排程給各部門﹐並及時追蹤瞭解各部門執行情況﹐如不能達成的﹐迅速與客戶協商處理之。
5.4.2 如客戶在正常交期情況下有急單跟入﹐業務立即于生管協商處理之﹔如是公司內部因素不能達成客戶交期的﹐業務要求生管召集各部門說明不能達成的情況﹐然後與客戶協商處理之。
5.4.3 出貨時業務及時現場跟催﹐必要時督促各部門現場處理之。
5.5 銷售發票單據的管理﹕
5.5.1 銷售發票單據的開立
5.5.1.1 倉管接到有出貨資訊﹐依照內容進行備貨﹐並開立《送貨單》或其他出或單據報品管檢驗.
5.5.1.2 品管檢驗工作流程﹐依照『產品的量測和監控程式』作業.
5.5.1.3 出貨時將此單交給客戶倉庫處回簽.如《送貨單》內容客戶提出疑問﹐由業務出面協調處理.
5.5.1.4 倉管人員將回簽的《送貨單》交回業務﹐業務依據此單和客戶對帳務作業﹐對帳無誤之後﹐開立發票和客戶再對帳。
5.5.2 應收帳務發票單據管理
5.5.2.1 在核對帳務時﹐會計人員依據發票核對帳上應收帳明細是否正確。如有不符合情況應立即通知業務追查原因，並進行催收.
5.5.2.2 必要時財務人員定期列印逾期未沖銷應收帳款報表或應收帳款明細表，交業務部門核對尚未收款之客戶與應收帳款明細.如有異常﹐依照5.5.2.1作業.
5.5.2.3 會計部門應每月核對應收帳款明細帳與總帳是否相符，若有不符應立即查明原因並調整入帳.
5.5.2.4 逾期未收回之款項應提列適當比例之呆帳，呆帳及銷貨退回、折讓、沖減應收帳款應經權責主管核准.
5.5.2.5 發票上一定要加蓋《發票章》﹐未加蓋《發票章》的發票任何環節都不給予放行.
5.5.3 銷貨退回及價格降價\折讓單據管理
5.5.3.1 當客戶要求批量退貨時，先由業務人員調查確認退貨原因和數量﹐並報品保人員依照客戶抱怨流程作業進行處理.
5.5.3.2 如客戶決定批退時﹐由業務業務人員取得客戶之退回證明或單據之後﹐通知倉管人員將貨物拉回依照“客戶退貨處理流程”作業﹔將此單據証明轉交財務人員進行帳務處理.
5.5.3.3 如客戶提出降價\折讓，由業務人員將客戶降價\折讓書面証明交總經理批示﹔總經理批示之後轉財務處理﹐財務人員依照總經理批示進行帳務作業.
5.5.3.4 如客戶提出其他因品質﹐駐廠人員等費用進行扣款作業時﹐由財務人員連同業務人員和被扣原因部門進行溝通瞭解﹐查証是否有此扣款項目﹐並給予辦理.
5.5.4 訂單單據的管理.
5.5.4.1 訂單含出貨排程表影印二份:一份交生管,做出貨資料時以便參考,訂單中應包括交期,訂單號碼,訂單數量;一份留業務歸檔.
5.5.4.3 除業務相關人員外,訂單不得私自借閱、流傳,列為機密檔保管.若工作需要借閱時需填寫《內部聯絡函》經業務課長同意,呈經理級以上人員批示後,且並不得帶離業務課或自行影印.
5.6 客戶服務的管理﹕
6 相關資料/文件:
6.1 與客戶相關的過程程序 AM_QP-008
6.2 產品的量測和監控程序 AM_QP-018
6.3 模具開發流程管理辦法 AM_QS-EN-002
6.4 打樣試產試模流程管理辦法 AM_QS-EN-003
6.5 樣品流程管理辦法 AM_QS-EN-004
6.6 生管工作手冊 AM_QS-PC-001
7 相關表單:
7.1 客戶滿意度調查表 AM_QR-MC-020
7.2 客戶基本資料表 AM_QR-MC-021
7.3 合約審查表 AM_QR-MC-022
7.4 模具製造通知單 AM_QR-MC-023
7.5 報價單 AM_QR-MC-024
發票章格式﹕
業務部運作控制流程圖﹕
