公司管理,公司管理制度,公司管理辦法,公司管理規章,公司管理系統,內部管理,內部管理制度,內部管理辦法,內部管理規章,內部管理系統
1. 工作要點:
真實﹐清晰﹐完整﹐改正明瞭
2. 目的
確保各項品質記錄能妥善且有效管理,以證明品質系統之有效運作並作為日後品質改善和追溯之依據.
3. 範圍
使用於品質系統之各項記錄與報告均適之
4. 權責
各記錄產生及保存單位.
5. 定義﹕無
6. 作業內容
6.1 文件記錄的識別管理﹕
6.1.2 文件記錄的編號管理方式:
6.1.2.1 管制文件記錄在發行前,由文管中心統一依文件的發行順次和為了方便電子媒體檔案的建立和管理原則下進行編號管理.編號依電子媒體程式原理進行.
6.1.2.2 如其他部門自行建檔的文件記錄由各部門自行依照公司方便原則進行編號標識管理，以方便查找。
6.1.3 文件記錄的注冊登錄﹕納入管理體系的關鍵記錄和重要記錄由文管中心負責登陸于《品質記錄一覽表》﹐并確定分類號﹐其表格格式內容由使用部門自行規定。
6.2 文件記錄的儲存﹑檢索﹑防護期和處置方式﹕
6.2.1 記錄收集方式:由各單位指派專人收集彙整.
6.2.2 編製索引、歸檔:由各保管單位依實際需求編製索引或歸檔,以尋找方便為原則,索引可以是以客戶別、產品別、日期別等方式建立.
6.2.3 儲存方式:由各責任單位自行指派專人負責保管，避免文件遺失或受損.儲存地點必須是可以避免環境不良影響的良好環境場所﹐以防止記錄的損壞。
6.2.4 保存期限:工作現場必須保留近三個月的記錄報告﹐當滿三個月周期到交文管中心至少保存六個月, 當滿六個月之后﹐由文管中心統一報管理代表﹐由管理代表決定是否銷毀處理﹔如有特殊者(如客戶特別規定要求)或其它程序文件中特別規定保存期限的,另行訂之. 6.2.5 記錄過期之處理:各單位專職人員,每月清點是否有過期的之記錄未交文管中心；如有,則呈單位主管核準后方可銷毀.
6.3 其他﹕
6.3.1 記錄可以以電子媒體檔案的形式保存.考備在電子硬體上的電子文件保存期限至少二年,同時建立專人管理.電子媒體檔案文件的主體要列入保養范圍.
6.3.2 工作中如果有修訂記錄的，修訂更改允許采用直接更改(只許划改,必要時不得涂改或擦改)的方式進行；但更改之人必須是權責人員,其他人員不得隨意更改之.更改人必須在上面注明更改日期和簽署改動人員.
6.3.3 工作記錄應字體易於辨識，文字清晰。
7. 參考文件
文件與資料管制程序 AM_QP-001
8. 表單
品質記錄一覽表 AM_QR-DC-001
附件﹕記錄簡表流程﹕
