公司管理,公司管理制度,公司管理辦法,公司管理規章,公司管理系統,內部管理,內部管理制度,內部管理辦法,內部管理規章,內部管理系統
1 管理要點：
紙文為主，電文為輔，相互使用，無紙辦公
2 目的:
為保證公司電腦網路安全和電子檔的運作，電子資訊的傳遞順利運行，提高工作效率特制定本辦法。
3 範圍:
本辦法規定電腦電子檔的編制、批准、傳遞、回饋、歸檔、作廢等要求。
本辦法的規定適用於公司內部的局域網電子檔、電子資訊的管理。
4 權責:
4.1 接收部門﹕對文件進行審核﹐確定在內部運作發行
4.2 文管中心﹕接受電子媒體檔的發行和回收作業
4.3 使用部門﹕正確理解使用之
4.4 資訊管理部門（資管）：負責公司電腦及電腦管理系統的維護和保養，及電子文件的備份工作。
5 定義:
5.1 電子檔：相對於紙質檔而言，凡將儲存、編輯、使用于電腦媒體的資訊，如檔、表單、記錄等，均稱為電子檔。
5.2 電子信息：客戶、公司內部、供應商等用電子媒體傳遞的工作資訊。
6 作業內容:
6.1 局域網作業系統和應用軟體的建立
6.1.1 作業系統的應用
a. 公司電腦的操作系統和電腦基本配置由資管統一管理和安裝，其他部門不得私自安裝或配置電腦系統。
b. 作業系統和應用軟體的安裝必須由資管技術員同意或在其指導下方可進行安裝和卸載。
c. 資管人員建立電腦管理清單，並建立查詢制度，對公司電腦進行保養工作。
d. 資源人員對公司內部管理的電腦管理系統進行開發、維護和對使用系統人員進行培訓上崗工作。
e. 如是公司內部開發的關系系統程式需經過試用良好之後方能正常運用。
6.1.2 電腦的基本應用軟體裝置
a. Office2019/WIN10等合法之辦公自動化軟體
b. AutoCAD2019等本行業常用之電腦輔助設計軟體
c. 公司內部管理的電腦管理系統，如ERP系統,人力資源管理系統，文件管理系統等。
d. 其他因工作需求所安裝的應用程式
e. 重要的電腦必須安裝殺毒軟件，並建立定期殺毒和殺毒軟件的升級工作。
6.1.3 網路系統的建立和應用
6.1.3.1 網上用戶的設置由資管人員統一配置安排，任何人不得擅自修動。
6.1.3.2 網上鄰居中各單位在伺服器中設專用資料夾，各單位把有關文件分類歸檔，並自行將重要文件備份到裡面，以防文件遺失。
6.1.3.3 公司電子檔的傳輸採用公司檔管理系統程式進行管理，各部門應正確使用之。
6.1.3.4 公司電子資訊的傳輸採用Microsoft Mail等其他電子郵局進行管理;各單位必須保證郵件箱在工作時間內開放。
6.1.3.5 各Mail內容由各部門審定其重要性，並給予適時的處理，如儲存，列印出來等。
6.1.3.6 電子檔或資訊在發出之前必須經過認真審核，必要時須求得上級或相對應部門的認可，方能發出。
6.2 電子檔的管理
6.2.1 電子文件的製作：
6.2.1.1 電子檔在製作過程中不能違背品質體系檔、技術檔和資料、品質記錄等控制程式的規定，編制必須以副檔名為：(檔案名稱).txt、 (檔案名稱).doc、 (檔案名稱).xls、(檔案名稱).eml、 (檔案名稱).dwg等檔方式進行編寫。
6.2.1.2 公司有專門的文件管理系統的應用軟件程式，各部門在發行發行檔時，須將電子檔案檔一起傳到文管中心處。
6.2.2 電子文件的審核：
6.2.2.1 電子檔在發出之前必須經過認真審核應和紙類檔內容一致。
6.2.2.2 電子檔的發放採用局域網郵件和通過公司檔管理系統的應用軟件程式進行發放，並與紙類檔同時作業。
6.2.2.3 電子文件審核、審批處應加蓋受權的專用電子印章或電子簽名後方可有效。
6.2.3 電子檔的使用：
6.2.3.1 文管中心做好電子檔的登錄與公司文件管理系統軟件裡面的工作。登陸與作廢於紙類檔的制定，發行，作廢同時進行。確保文件管理系統內的為有效版本。
6.2.3.2 各單位可以通過公司檔管理系統的應用軟件程式調出文管中心內所需檔進行使用，但不得自行列印使用﹔如工作需要確實要列印的﹐報文管做相應的標識。
6.2.3.3 品質體系檔和資料、品質記錄樣式均以公司檔管理系統內的為有效受控版本，其他部門和單位電腦中複製的檔和記錄表樣均為非受控版本，不得在體系運行中使用，隻能作為參考學習檔類型來使用之。
6.2.3.4 電子檔不允許自行進行更改，必須由編制單位依照『文件與資料管制程序』作業。
6.2.3.5 發行部門需對電子檔有效性進行檢查，如發現電子檔的錯誤，立即通知文管中心，並依照『文件與資料管制程序』進行檔變更修訂作業。
6.3 其他：
6.3.1 對於保密和未經授權不得閱讀的檔和資料，必須進行文檔加密和標識。
6.3.2 對於重要檔和資料必須設置為“唯讀”屬性，以避免無意中被修改。
6.3.3 電腦網路安全：
重要電腦必須安裝瑞星2002、金山毒霸、KV3000等正版殺毒軟體；並定期進行查毒和殺毒，需要時，由資管技術員進行。
6.3.4 電子檔的備份：
6.3.4.1 資管人員要每季度對服務器上的電子檔進行備份，其備份方式可視情況自行確定。
6.3.4.2 伺服器中的重要文件要在半年內或伺服器儲存空間接近臨界容量時，要燒錄光碟備份，並進行分類保管。
7. 相關文件
8. 表單:
無