1 目的:
為了規範外來檔的管制﹐特制定之
2 範圍:
來自外部提供的檔均屬之.
3 權責:
3.1 接收部門﹕對外來文件進行審核﹐確定在內部運作發行
3.2 文管中心﹕接受外來檔的發行和回收作業
3.3 使用部門﹕正確理解使用之
4 定義:
外來文件﹕
這裡的外來檔是指來自外部的各項技朮標准﹐法律﹐法規和技朮標准。從客戶處發來的和產品有關的工程技朮檔不在此管制範圍內﹐其依照『工程圖面與技術文件管理辦法』管制。
5 作業內容:
5.1 客戶處的外來文件接收部門是業務部門﹔供應商的外來檔接受部門窗口是采購部門﹔和品質系統﹐法律系統有關的外來檔接收部門是管理代表﹐如不好歸類的由接收部門交總經理裁決批示。
5.2 任何部門當收到類似的外來文件時必須轉給對口部門。
5.3 接收部門在接收之後應立即交對應部門進行審核其有效性或研判對公司整體運作是否有重大影響。接收部門的鑒別評審內容一般如下﹕
a. 該檔是否適用於公司內部運作
b. 以上檔是否會對公司的整體運作產生重大影響
c. 以上檔是否是合法的正在生效的
d. 我們是否有能力執行之
5.4 相應的對口部門﹕和工程有關的由工程部門進行審核﹔和品質體系有關的或和法律有關的由管理代表審核﹔和公司管理運作有關的由對應之主導部門來主導審核之﹔如不好歸類的由接收部門交總經理裁決批示。在審核時必要時要召集各部門主管進行檢討之﹐並將檢討結果交總經理批示之。
5.5 經審核完畢之後﹐由接收部門交文管中心發行之。文管中心依照『文件與資料管制程序』有關流程進行接收﹐發行時在文件上加蓋《參考章》（藍色）發行給相關部門使用之。
5.7 當使用部門接收到文管發來的外來文件時﹐必須在工作中執行其內容要求﹔如有必要與相關部門檢討﹐修訂相應的工作內容依照5.8作業﹔如執行上有疑問的﹐由主導部門召集權責部門進行檢討﹐並制定執行計劃書之類的項目計劃文件來推動該工作。
5.8 以上要求如有必要可以納入公司內部稽核體系﹐在內部稽核過程中﹐對其外來文件執行情況進行稽核﹔在管理審查會議中檢討以上外來檔的有效性適用性上和公司運作時的問題點。
5.9 管理代表或相關部門不定期與外間機構(如驗証機構﹐顧問公司﹐客戶﹐法律機構﹐政府機關等權威部門)聯絡,瞭解相關外部文件最新動態,若外部檔有更新時,應及時取得,並擬報相關主管作應對措施.
6. 相關文件
6.3 工程圖面與技術文件管理辦法. AM_QS-EN-001
7. 表單 : 無
8. 附件﹕