內部控制制度 生產管理, 內部管理規章, 生產管理制度, 生產管理流程, ERP, IFRS, ISO,
薪工循環,人事薪資,人事管理
ISO,ERP,IFRS,內部控制制度
採購流程,採購管理,採購管理系統,采购及付款流程管理制度
採購流程,採購管理,採購管理系統,采购及付款流程管理制度
編 號 |
作 業 項 目
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作 業 程 序 及 控 制 重 點
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依 據 資 料
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CP-101
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請購作業
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1.依據資料：
(1)請採購管理辦法
(2)預算管理辦法
(3)分層負責管理辦法
(4)銷售計畫
(5)內部訂單
(6)BOM表
2.使用表單：
(1)請購單
(2)雜項應付憑單
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＊提出請購
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一、作業程序：
1.依據業務部預算之銷售計畫、內部訂單及研發部開出之產品設計(BOM表)確認生產所需之原物料規格、數量、時間，生管單位將請購物品內容填入請購單或由系統計算自動產生請購單，經權責主管核准後交由採購部門進行採購事宜。
2.重大支出及固定資產請購依『固定資產循環』辦理。
3.一般事務用品、常備物品未達一定金額者之請購由需求單位經權責主管核准後，自行購買或交給採購單位辦理後可直接檢據呈核報銷或以零用金支付，免經上述1.之程序。
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二、控制重點：
1.表單需連續編號，按序使用。
2.請購需求是否有依生產計劃或考量安全庫存，並經適當核准。
3.請購內容、需用日期、規格是否填寫明確。
4.請購單是否經權責主管核准。
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＊臨時需求
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一、作業程序：
1.臨時或緊急申購由需求單位提出請購單，經過庫存檢查後需採購者，經權責單位主管核准後，逕交採購單位購買，相關單據應另行補齊。
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二、控制重點：
1.臨時採購者，應查明原因是否為不可抗力。
2.臨時採購者，是否經適當之核准。
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＊檢查庫存
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一、作業程序：
1.申購前應先檢查存貨存量是否有下列情形：
(1)目前存量是否不足。
(2)請購之物品是否有其他庫存品可供替代。
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二、控制重點：
1.資材人員應隨時檢視庫存資料，當商品或物品存量不足時應提出請購申請。
2.訂單式生產，是否由生管單位計算需求量及需用日期、名稱等，依實際情況提出請購。
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CP-102
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採購作業
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1.依據資料：
(1)請採購管理辦法
(2)供應商評鑑管理辦法
2.使用表單：
(1)請購單
(2)採購單
(3)詢比議價單
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＊查詢供應商資料
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一、作業程序：
1.調閱供應商資料，了解過去採購及詢價記錄。
2.向廠商詢價。
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二、控制重點：
1.供應商記錄是否有隨時更新。
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＊詢價/比價/
議價程序
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一、作業程序：
1.依『請採購管理辦法』採先詢價，後比價或議價方式進行。
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二、控制重點：
1.是否依詢價、比價、議價之原則辦理。
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＊決定採購事項
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一、作業程序：
1.採購人員根據核准之請購單及議價後之資訊，編製採購單。
2.採購人員備妥預擬訂購之廠商、數量、價格等資料，連同採購單經權責主管核准後辦理採購。
3.定期覆核請購單，並確認已核准之請購單皆已辦理採購。
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二、控制重點：
1.單據需連續編號，按序使用。
2.採購單據是否經權責主管簽核。
3.價格資料收集是否完整。
4.預擬訂購之廠商、數量及價格等是否考慮週詳。
5.是否定期覆核請購單之核准及追蹤採購進度。
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CP-103
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進口作業
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1.依據資料：
(1)採購單
(2) L/C
2.使用表單：
(1)開發信用狀申請書
(2)結匯申請書
(3) Proforma invoice
(4)結匯水單
(5)進口報單及報關相關資料
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＊預付作業
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A.需比例結匯者
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一、作業程序：
1.由採購部門將廠商確認完畢之採購單送至財務部門計算結匯所需金額。
2.財務部門填寫需求金額申請表格及各類憑證，一併交由主管核准。
3.預付外購款依採購案號或L/C逐案控制。
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二、控制重點：
1.預付費用入帳、轉銷、收回及調整時所應附之原始憑證是否已全部列轉。
2.預付外購款是否有依申購案號或L/C逐案控制。
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B申請信用狀
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一、作業程序：
1.準備下列文件向結匯銀行申請開立信用狀：
(1)開發信用狀申請書。
(2)已繳納收訖或已核章之結匯申請書。
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二、控制重點：
1.開發信用狀應避免不利條款。
2.應以公平互利基礎開立信用狀。
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＊在途品作業
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一、作業程序：
1. F.O.B(Export)物品所有權已移轉，應辦理投保運送事宜。
2.對自行安排運送之貨品，須預先安排船期。
3.貨品裝船後，由賣方通知預定起岸日期，採購人員準備安排進口報關事宜，並通知倉管人員。
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二、控制重點：
1.在途產品之交運、保管是否良好。
2.撥交、移轉控制是否良好，如有遺失或短少責任是否明確。
3.逾時甚久之在途產品，應追查原因。
4.有關合約、單據是否訂有寄存期間，如逾期尚未處理之原因為何。
5.注意出帳日期與在途日期相隔甚久者，是否久懸帳未解，有否虛列帳目。
6.對於在途產品發生遺失，短損依合約規定處理，約定條款要合理，已支付費用須不損及公司權益。
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＊準備提貨
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一、作業程序：
1.採購人員於接獲預定到港通知後，通知財務、倉管及報關行。
2.倉管接獲到貨日期、品名、數量後，預先安排人員搬運及存置位置。
3.財務部門於知悉預定結匯還款日後，安排調度各項財務資源，準備結匯。
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二、控制重點：
1.提貨時物品若有重大損壞或短少，立刻請公證機構公證。
2.倉管、財務單位及採購單位彼此間聯繫是否良好。
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＊結匯還款
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一、作業程序：
1.檢核利息計算是否正確。
2.結匯費用是否依銀行之收費標準計算。
3.依請購案號或L/C編號。
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二、控制重點：
1.是否有結匯費用不符規定者或金額不符之情形。
2.核對進口數量與實際驗收量是否相符。
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＊提貨
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一、作業程序：
1.依規定進行報關、繳稅、驗關、放行手續。
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二、控制重點：
1.費用項目均為固定，多出項目應查核原因是否合理。
2.每一項費用是否均有合理憑證。
3.核算各項計費方式是否合理，計息起迄日期是否正確。
4.對於無支付標準之特別報關費用，是否依核決權限核准。
5.實收數量少於裝運數量時，注意有無辦理索賠；實收數量少於公證數量時，有無向運輸公司提出索賠。
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CP-104
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驗收作業
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1.依據資料：
(1)倉儲管制管理辦法
(2)請採購管理辦法
(3)進料檢驗管理辦法
(4)不合格品管理辦法
2.使用表單：
(1)採購單
(2)發票
(3)廠商送貨單
(4)驗收單
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＊採購通知倉管
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一、作業程序：
1.採購部門於確定採購內容及交期後，應通知倉管。
2.倉管單位應依採購類別、數量、及交貨日期預作倉位安排及卸料工具(如堆高機、棧板)之準備。
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＊廠商交貨
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一、作業程序：
1.廠商於交貨日備妥送貨單、發票於指定地點交貨。
2.屬計重之物品到貨時，應先為過磅，並標示於驗收單作為核對收貨重量之依據。
3.廠商未於指定日期交貨，採購人員應連絡廠商催貨，並知會申購單位人員，作適當處理。
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二、控制重點：
1.表單需連續編號，按序使用。
2.交驗實物是否與採購單內容相符。
3.廠商送貨單，發票上數量是否與實交量相符。
4.採購單發出後，採購人員是否嚴密追蹤廠商之進度，確實掌握交貨品質與時效。
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＊點收
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一、作業程序與控制重點：
1.廠商交貨時，倉管人員應就廠商檢附之送貨單、發票品項、金額與採購單核對，無誤後指示卸貨地點，並要求應依規定之放置方式卸貨。
2.卸貨完畢後，倉管人員應過磅物品重量，或依計數之方式核對數量是否相符。
3.點收無誤，倉管人員應填入驗收單並送檢驗。
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＊檢驗
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一、作業程序
1.收貨後，倉管人員應將貨品，送待驗區辦理檢驗。
2.貨品檢驗規範應依『進料檢驗管理辦法』辦理。
3.品檢人員就檢驗結果記錄於驗收單，並就檢驗結果評定樣品係合格或不合格，以供主管決定收用與否之參考。
4.檢驗發現不合格品應依『不合格品管理辦法』辦理。
5.屬非生產材料或可由目測判定其規格、品質者，可逕由倉管人員收貨時檢驗之並填入驗收單，而不必送品管部門檢驗。
6.重大支出及固定資產驗收依『固定資產循環』辦理。
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二、控制重點：
1.檢驗結果後是否將合格品及不合格品隔離區分。
2. 檢驗後是否經相關人員簽核確認。
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＊入庫記錄
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一、作業程序：
1.驗收合格時，於系統轉拋入庫，倉管隨即辦理入庫。
2.倉管人員於辦理完收料手續後應將各項單據及統一發票轉送採購單位請款。
3.驗收合格時，採購單位於系統核對資料無誤，轉送之相關單據請款。
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二、控制重點：
1.單據是否連續編號。
2.單據是否經核決權限簽核。
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CP-105
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與合約不符作業
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一、作業程序：
1.逾期未交貨之交易，採購單位以電話或寄函催辦。
2.違約情形須經法律途徑解決者，則交行政部門提出告訴。
3.延期交貨之購置，按合約規定扣款或索賠。
4.所交貨品之品質、規格不盡符合但可使用，亦屬違約之一，如因急需，不能等候更換，改以減價收貨者，由採購人員將處理方式簽報呈核後，始可減價收貨。
5.自國外購進之貨品抵港時，若重大數量不符或有損壞事項，應請公證行出具證明以辦理索賠。
6.將不履行合約及處理過程記錄下來，並將對公司所造成損失，列入供應商往來記錄。
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二、控制重點：
1.各項違約是否依規定處理。
2.逾期扣款應照規定辦理。
3.所交貨品如因檢驗不合格退回更換者，則其交貨日期應以調換補送到達日期為準。
4.如因非人力所能抗拒之災害而逾期交貨者，是否有事後立即檢具之認可證件。
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CP-106
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付款作業
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1.依據資料：
(1)請採購管理辦法
(2)會計制度
(3)付款管理辦法
2.使用表單：
(1)驗收單
(2)進貨憑證
(3)雜項應付憑單
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＊請款
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一、作業程序：
1.驗收合格入庫後，倉管人員應將相關單據等轉送採購單位，採購人員審核無誤後，即按付款之條件請款，經主管簽核後轉財務單位審核之。
2.若有現金折扣，採購人員應於請款單上註明付款條件告知財務單位，以便取得折扣。
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二、控制重點：
1.表單需連續編號，按序使用。
2.採購案是否於辦妥驗收手續後，檢齊憑證申請付款。
3.付款時，是否經審核條件相符後簽付並入帳。
4.對採購案交貨延期罰款暨品質不良扣罰之列計是否經過詳細核對，確認合理。
5.如屬分批收貨者，採購人員是否於採購單註明分批到貨日期、數量。
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＊付款
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一、作業程序：
1.會計人員於收到各項進貨採購之單據憑證時，應先行複核其合法性及正確性，若有異常事項，應請前置單位修正之。
2.付款前，應由權責主管審核交易單據之合法性及正確性無誤後，始可對付款核簽，進行付款程序。
3.付款用印應依據「印鑑使用管理辦法」辦理。
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二、控制重點：
1.領款日期與列帳日期相隔甚久者，應查明其原因。
2.支票存根聯或支票簽收單是否有領款人簽章，以免重複付款或冒領情事發生。
3.查閱是否有已到貨，並經檢驗合格之貨品尚未入帳者。
4.核對年度終了後至查帳日止，應付帳款之償付情形。
5.付款傳票與內、外部憑證金額是否相符。
6.已付款之憑證是否加蓋付訖章。
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CP-107
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差異分析
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一、作業程序：
1.購料方面，將購買及金額與歷史成本或預算比較，分析差異是否合理。
2.不良品中因材料或設備不良而致者，計算其比率是否過高，及分析是否有人為疏忽。
3.大宗用料之採購應分析其成本是否合理。
4.分析庫存呆滯、廢料之原因與變化情形，並知會各單位。
5.分析採購數量時機及運送方式是否經濟。
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二、控制重點：
1.差異中有無係人為因素造成，當追查並懲戒或獎賞。
2.材料品質不良造成公司之損失，在許可範圍外者，有無索賠條款。
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內部控制制度 生產管理, 內部管理規章, 生產管理制度, 生產管理流程, ERP, IFRS, ISO,
薪工循環,人事薪資,人事管理