行業別會計制度_06.塑膠製品_E.行業會計特性

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會計管理特性及改善對策


壹、 前言 
  經了解,一般中小型塑膠製品製造業者,普遍受限於經營規模及管理人力均有所不足,使得部分業者難以建立健全的會計制度,或是徒有制度,但面對實務上許多執行上的技術問題,卻不知如何權宜變通以掌握管理重點,以致許多業者在實際的作業面上,仍然存在一些問題與困擾,亟待克服。
  本制度在規畫之初,即已考量業者的作業特性,務使會計制度儘量朝著簡單化、實用化的方向,去規劃設計,能為業者提供實質上的幫助,而非僅是制定一些流於空泛或是原則性的條文,因此,業者在實務執行上所可能產生的技術問題及應注意要點,在本制度的各章節中,均有詳細的說明與介紹。
  此外,針對一般業者在會計作業上,一些比較特殊的狀況及問題,本章節特予收集整理,並提出相關的改善對策,以供業者參考。 

貳、 主要會計管理問題點及改善對策
 
一、出納與會計均由同一人擔任。
    (一) 問題說明
   部分塑膠製品製造業者,因屬於小規模經營型態,通常只有聘用一名會計兼出納,而違反一般公認「出納與會計工作應由不同人員擔任」的內部控制原則。
    (二) 改善對策
   針對此一情況,考量業者的管理成本及實際需要,我們並不建議業者應增加人員,而應該採行下列管理作業程序,以達到內部控制的目的:
   1.出納每週財務收支狀況,應編製週報表,以利隨時掌握資金的動態。
有關財務收支週報表的編製作業程序,於作業處理程序(第五章 財務收支會計處理程序)有詳細的介紹說明,請業者參考。 
   2.財務收支週報表應另指定專人或由公司負責人審核,確定報表異動內容與傳票、票據收支明細是否相符。
   3.有關票據用印、保管、支開開立方式等作業,應確實依照本會計制度「財務收支會計處理程序」之規範辦理。
二、 存貨帳不完整,未能建立清楚的進銷存帳。
 (一) 問題說明
塑膠製品製造業的存貨種類及項目相當繁多,業者對於存貨管理若未實施電腦化,或者電腦化之後,人員未遵守嚴謹的作業程序,例如,已進貨或已銷貨而未輸入電腦等,則存貨進銷存帳大都無法完整建立,存貨帳做不好,不僅無法據以計算當期的銷貨成本、產生損益表,更嚴重者,有可能存貨遭到不當的人為弊端而造成損失,業者卻還懵然不知。 
 (二) 改善對策
 1.採重點式管理
將材料予以分類,中高單價材料列為「存貨類材料」管理,低價材料則列為「費用類材料」,將有限的管理人力,投注在中高單價的材料管理上。 
 2.中高單價材料及成品,宜採封閉式倉儲管理較佳。 開放式倉儲對於存貨進出帳甚難管理,而且易生弊端,較具規模的業者,對於中高單價材料及成品,若能採用封閉式倉儲進出管制,並由專人負責管理的作業方式,應較為理想。 
 3.加強門禁管制
一般業者的工廠門禁管理,均不甚理想,倘若業者存貨係採開放式管理,而工廠大門又管制鬆散,則將如何保障存貨的安全? 
 4.加強存貨進出的內部控制
對於存貨進出最好採取雙重複核的方式,例如,進貨點收與入庫、銷貨出庫與點貨,宜分由二人分工擔任。 
 5.存貨管理採電腦化作業
業者材料及成品項目眾多,存貨管理若欲事半功倍,勢必採行電腦化作業。 
 6.加強盤點作業
存貨管理方式可分為「永續盤存制」與「定期盤存制」二種。帳面上隨時登載存貨的進出存異動狀況的管理方式,稱為「永續盤存制」。
反之,無法隨時登載存貨的異動狀況,存貨實際庫存數量則須於期末實際盤點才能得知,這樣的庫存管理方式稱為「定期盤存制」。
對於採「定期盤存制」管理存貨的業者,宜至少每季全面盤點一次,但中高價的商品則最好實施「永續盤存制」,以保障存貨之安全。
有關存貨盤點之作業方式,請參考會計作業實務處理程序(第六章 財物盤點作業處理程序)之說明。 
 
三、 發生折讓時,未能取得客戶證明之「營業人銷貨折讓證明單」
 (一) 問題說明
某些客戶因會計制度不健全,致產生銷貨折讓時,而不願開立「營業人銷貨折讓證明單」給上游廠商,造成上游廠商帳務處理上的困擾。 
 (二) 改善對策
1. 發生折讓時,不論是否取得「營業人銷貨折讓證明單」,營業部門均應填立「折讓申請單」(內部憑證),經呈准後,送會計做為列帳之依據。
2. 「折讓申請單」之功能:
會計部門入帳(沖應收帳款)之內部憑證。 
藉以了解發生折讓之原因,以作為經營改善之參考。 
3. 折讓申請單之表單格式,請參閱作業處理程序(第一章 營業會計處理程序)之說明。
 
四、 會計每月結帳,尚有部分廠商未檢附發票辦理請款
 (一) 問題說明
進貨每月結帳付款時,常有少數廠商因故未檢附發票辦理請款,此時,會計若不予入帳,則「進貨」帳將較實際較短少,若予入帳,卻因憑證不齊全而與程序不合。 
 (二) 改善對策
1. 針對此種狀況,建議仍予入帳,但以不辦理付款之方式處理,俾讓會計進貨總帳與進貨明細帳得以相符。
2. 進貨未檢附發票,會計月結入帳之傳票開立方式:
借:進貨
  貸:暫估材料款 
3. 俟收到發票,再予辦理請款:
借:暫估材料款
   進項稅額
   貸:應付票據 
 
五、 常有先開支票再補開傳票之不符正常會計程序之情形
 (一) 問題說明
「未開立傳票即先行開立支票」,這種情況,常發生在企業負責人身上,例如,企業負責人常因緊急支出或臨時借款,即要求出納(或會計)先行開立支票付款,若事後未補開會計傳票,則造成會計帳與實際不符之情況。 
 (二) 改善對策
1. 應確實要求企業負責人及相關人員,遵守會計作業程序。
2. 出納人員應依作業處理程序(第五章 財務收支會計處理程序)之規定,每週編製「財務收支週報表」連同相關憑證及傳票送會計複核,會計如發現報表所示與傳票明細不符者,便可及早發覺而補開傳票。
 
六、 塑膠原料大都置放於生產現場,領料程序難以確實執行
 (一) 問題說明
  絕大多數的塑膠製品製造業者,都是將塑膠原料直接置放在生產現場,以方便生產作業,但原料置放在現場後,生產人員因取得方便且不受管制,以致每次領用原料時,常未確實開立領料單,使得原料庫存帳常常帳物不符。
  (二) 改善對策
   將原料放置在生產現場,這是塑膠製品業的常態。在這種原料倉儲管理方式下,為使原料庫存帳得以和實際相符,在領料作業上可採行下列措施:
 1. 現場原料庫存量應採每日或每週定期盤點方式,將差額數量開立領料單扣帳。
 2. 每週(或日)將現場生產數量與原料領用量相互比較,是否有超耗之情況?並追查超耗或差異原因。
 
七、 供應商不良品退貨的帳務處理方式
 (一) 問題說明
  供應商交貨之原物料,若已經辦理驗收入庫,但於使用時,卻發現材料有瑕疵,屬於不良品而無法使用,因而退貨給廠商,要求補換貨,類此情況不在少數,若每筆退換貨都要依照會計程序登帳處理,則帳務作業將頗為繁瑣。
 (二) 改善對策
 1. 使用中之材料,發現不良品,則生產部門應辦理退料,將材料退回倉庫處理。
 2. 倉庫管理人員則應要求供應商補交新品,換回不良品,免再填立「退貨單」及「進貨單」等單據,以簡化作業。
 3. 若供應商無法配合換貨,則應洽採購人員處理,並通知會計暫停支付相關款項。
 4. 若供應商經常供貨品質不良,使用單位應在「供應商評鑑資料」中反映,或是即時要求採購部門更換供應商。
 
八、 銷貨收入傳票是否需逐筆開立
 (一) 問題說明
   根據會計制度的規定,業者應依據「銷貨單」、「統一發票」等原始憑證開立「銷貨收入傳票」,但是,部分業者每日出貨筆數多達數十筆,若是要逐筆開立銷貨收入傳票,則將增加許多事務性工作,業者要如何因應改善?
 (二) 改善對策
 1. 購置「銷售(存貨)管理電腦系統」來建立銷貨明細帳。
如果業者每日出貨筆數甚多,則銷貨管理及銷貨明細帳的建立,勢必要採行電腦化作業,目前市面上許多電腦公司均有販售「銷貨管理套裝軟體」,建議業者可選擇一家適合本身所需的軟體予以採用,以取代人工登錄銷貨明細帳作業。 
 2. 銷貨收入傳票可定期彙總開立,以簡化作業。 假若業者每筆銷貨資料都已即時登入「銷貨明細帳」,則銷貨收入傳票可採定期方式(日或週或月)彙總開立,並不需要逐筆開立銷貨收入傳票。 

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