公司管理,公司管理制度,公司管理辦法,公司管理規章,公司管理系統,內部管理,內部管理制度,內部管理辦法,內部管理規章,內部管理系
會計管理特性及改善對策
壹、 前言
經了解，一般中小型通信機械器材製造業者，普遍受限於經營規模及管理人力均有所不足，使得部分業者難以建立健全的會計制度，或是徒有制度，但面對實務上許多執行上的技術問題，卻不知如何權宜變通以掌握管理重點，以致許多業者在實際的作業面上，仍然存在一些問題與困擾，亟待克服。
本制度在規畫之初，即已考量業者的作業特性，務使會計制度儘量朝著簡單化、實用化的方向，去規劃設計，能為業者提供實質上的幫助，而非僅是制定一些流於空泛或是原則性的條文，因此，業者在實務執行上所可能產生的技術問題及應注意要點，在本制度的各章節中，均有詳細的說明與介紹。
此外，針對一般業者在會計作業上，一些比較特殊的狀況及問題，本章節特予收集整理，並提出相關的改善對策，以供業者參考。
本制度在規畫之初，即已考量業者的作業特性，務使會計制度儘量朝著簡單化、實用化的方向，去規劃設計，能為業者提供實質上的幫助，而非僅是制定一些流於空泛或是原則性的條文，因此，業者在實務執行上所可能產生的技術問題及應注意要點，在本制度的各章節中，均有詳細的說明與介紹。
此外，針對一般業者在會計作業上，一些比較特殊的狀況及問題，本章節特予收集整理，並提出相關的改善對策，以供業者參考。
貳、 主要會計管理問題點及改善對策
一、出納與會計均由同一人擔任。
(一) 問題說明
部分通信機械器材製造業者，因屬於小規模經營型態，通常只有聘用一名會計兼出納，而違反一般公認「出納與會計工作應由不同人員擔任」的內部控制原則。
(二) 改善對策
針對此一情況，考量業者的管理成本及實際需要，我們並不建議業者應增加人員，而應該採行下列管理作業程序，以達到內部控制的目的：
1. 出納每週財務收支狀況，應編製週報表，以利隨時掌握資金的動態。
有關財務收支週報表的編製作業程序，於作業處理程序（第五章 財務收支會計處理程序）有詳細的介紹說明，請業者參考。
有關財務收支週報表的編製作業程序，於作業處理程序（第五章 財務收支會計處理程序）有詳細的介紹說明，請業者參考。
2. 財務收支週報表應另指定專人或由公司負責人審核，確定報表異動內容與傳票、票據收支明細是否相符。
3. 有關票據用印、保管、支開開立方式等作業，應確實依照本會計制度「財務收支會計處理程序」之規範辦理。
二、 存貨帳不完整，未能建立清楚的進銷存帳。
(一) 問題說明
通信機械器材製造業的存貨種類及項目相當繁多，業者對於存貨管理若未實施電腦化，或者電腦化之後，人員未遵守嚴謹的作業程序，例如，已進貨或已銷貨而未輸入電腦等，則存貨進銷存帳大都無法完整建立，存貨帳做不好，不僅無法據以計算當期的銷貨成本、產生損益表，更嚴重者，有可能存貨遭到不當的人為弊端而造成損失，業者卻還懵然不知。
通信機械器材製造業的存貨種類及項目相當繁多，業者對於存貨管理若未實施電腦化，或者電腦化之後，人員未遵守嚴謹的作業程序，例如，已進貨或已銷貨而未輸入電腦等，則存貨進銷存帳大都無法完整建立，存貨帳做不好，不僅無法據以計算當期的銷貨成本、產生損益表，更嚴重者，有可能存貨遭到不當的人為弊端而造成損失，業者卻還懵然不知。
(二) 改善對策
1. 採重點式管理
將材料予以分類，中高單價材料列為「存貨類材料」管理，低價材料則列為「費用類材料」，將有限的管理人力，投注在中高單價的材料管理上。
將材料予以分類，中高單價材料列為「存貨類材料」管理，低價材料則列為「費用類材料」，將有限的管理人力，投注在中高單價的材料管理上。
2. 中高單價材料及成品，宜採封閉式倉儲管理較佳。 開放式倉儲對於存貨進出帳甚難管理，而且易生弊端，較具規模的業者，對於中高單價材料及成品，若能採用封閉式倉儲進出管制，並由專人負責管理的作業方式，應較為理想。
3. 加強門禁管制
一般業者的工廠門禁管理，均不甚理想，倘若業者存貨係採開放式管理，而工廠大門又管制鬆散，則將如何保障存貨的安全？
一般業者的工廠門禁管理，均不甚理想，倘若業者存貨係採開放式管理，而工廠大門又管制鬆散，則將如何保障存貨的安全？
4. 加強存貨進出的內部控制
對於存貨進出最好採取雙重複核的方式，例如，進貨點收與入庫、銷貨出庫與點貨，宜分由二人分工擔任。
對於存貨進出最好採取雙重複核的方式，例如，進貨點收與入庫、銷貨出庫與點貨，宜分由二人分工擔任。
5. 存貨管理採電腦化作業
業者材料及成品項目眾多，存貨管理若欲事半功倍，勢必採行電腦化作業。
業者材料及成品項目眾多，存貨管理若欲事半功倍，勢必採行電腦化作業。
6. 加強盤點作業
存貨管理方式可分為「永續盤存制」與「定期盤存制」二種。帳面上隨時登載存貨的進出存異動狀況的管理方式，稱為「永續盤存制」。
反之，無法隨時登載存貨的異動狀況，存貨實際庫存數量則須於期末實際盤點才能得知，這樣的庫存管理方式稱為「定期盤存制」。
對於採「定期盤存制」管理存貨的業者，宜至少每季全面盤點一次，但中高價的商品則最好實施「永續盤存制」，以保障存貨之安全。 有關存貨盤點之作業方式，請參考作業處理程序（第六章 財物盤點作業處理程序）之說明。
存貨管理方式可分為「永續盤存制」與「定期盤存制」二種。帳面上隨時登載存貨的進出存異動狀況的管理方式，稱為「永續盤存制」。
反之，無法隨時登載存貨的異動狀況，存貨實際庫存數量則須於期末實際盤點才能得知，這樣的庫存管理方式稱為「定期盤存制」。
對於採「定期盤存制」管理存貨的業者，宜至少每季全面盤點一次，但中高價的商品則最好實施「永續盤存制」，以保障存貨之安全。 有關存貨盤點之作業方式，請參考作業處理程序（第六章 財物盤點作業處理程序）之說明。
三、維修部門的零件管理方式
(一) 問題說明
通信器材製品常有回廠維修，或至客戶處維修產品之作業，若每次維修更換零組件均需辦理領料作業，徒增作業的繁瑣與不便。
通信器材製品常有回廠維修，或至客戶處維修產品之作業，若每次維修更換零組件均需辦理領料作業，徒增作業的繁瑣與不便。
(二) 改善對策
1. 採用類似「零用金的管理方式」，將維修部門視為「一個小倉庫」，給予基本的維修零件或材料數量，初期撥給的材料數量以「調撥」方式處理。
2. 依據每次維修所耗用的材料數量，開立「銷貨單」，由材料倉庫將銷貨單的材料明細與數量，再撥補進入維修部門的「小倉庫」。
四、 發生折讓時，未能取得客戶證明之「營業人銷貨折讓證明單」
(一) 問題說明
業者的銷售對象，若為一般小型的通路商，該類型客戶常因會計制度不健全，致產生銷貨折讓時，多不願開立「營業人銷貨折讓證明單」給上游廠商，造成上游廠商帳務處理上的困擾。
業者的銷售對象，若為一般小型的通路商，該類型客戶常因會計制度不健全，致產生銷貨折讓時，多不願開立「營業人銷貨折讓證明單」給上游廠商，造成上游廠商帳務處理上的困擾。
(二) 改善對策
1. 發生折讓時，不論是否取得「營業人銷貨折讓證明單」，營業部門均應填立「折讓申請單」（內部憑證），經呈准後，送會計做為列帳之依據。
2. 「折讓申請單」之功能：
- 會計部門入帳（沖應收帳款）之內部憑證。
- 藉以了解發生折讓之原因，以作為經營改善之參考。
3. 折讓申請單之表單格式，請參閱作業處理程序（第一章 營業會計處理程序）之說明。
五、 會計每月結帳，尚有部分廠商未檢附發票辦理請款
(一) 問題說明
進貨每月結帳付款時，常有少數廠商因故未檢附發票辦理請款，此時，會計若不予入帳，則「進貨」帳將較實際較短少，若予入帳，卻因憑證不齊全而與程序不合。
進貨每月結帳付款時，常有少數廠商因故未檢附發票辦理請款，此時，會計若不予入帳，則「進貨」帳將較實際較短少，若予入帳，卻因憑證不齊全而與程序不合。
(二) 改善對策
1. 針對此種狀況，建議仍予入帳，但以不辦理付款之方式處理，俾讓會計進貨總帳與進貨明細帳得以相符。
2. 進貨未檢附發票，會計月結入帳之傳票開立方式：
借：進貨
貸：暫估材料款
借：進貨
貸：暫估材料款
3. 俟收到發票，再予辦理請款：
借：暫估材料款
進項稅額
貸：應付票據
借：暫估材料款
進項稅額
貸：應付票據
六、 常有先開支票再補開傳票之不符正常會計程序之情形
(一) 問題說明
「未開立傳票即先行開立支票」，這種情況，常發生在企業負責人身上，例如，企業負責人常因緊急支出或臨時借款，即要求出納（或會計）先行開立支票付款，若事後未補開會計傳票，則造成會計帳與實際不符之情況。
(二) 改善對策
1. 應確實要求企業負責人及相關人員，遵守會計作業程序。
2. 出納人員應依作業處理程序（第五章 財務收支會計處理程序）之規定，每週編製「財務收支週報表」連同相關憑證及傳票送會計複核，會計如發現報表所示與傳票明細不符者，便可及早發覺而補開傳票。
七、 銷貨收入傳票是否需逐筆開立
(一) 問題說明
根據會計制度的規定，業者應依據「銷貨單」、「統一發票」等原始憑證開立「銷貨收入傳票」，但是部分業者每日出貨筆數常多達數十筆，若是要逐筆開立銷貨收入傳票，則將增加許多事務性工作，業者要如何因應改善？
(二) 改善對策
1. 購置「銷售（存貨）管理電腦系統」來建立銷貨明細帳。
如果業者每日出貨筆數甚多，則銷貨管理及銷貨明細帳的建立，勢必要採行電腦化作業，目前市面上許多電腦公司均有販售「銷貨管理套裝軟體」，建議業者可選擇一家適合本身所需的軟體予以採用，以取代人工登錄銷貨明細帳作業。
如果業者每日出貨筆數甚多，則銷貨管理及銷貨明細帳的建立，勢必要採行電腦化作業，目前市面上許多電腦公司均有販售「銷貨管理套裝軟體」，建議業者可選擇一家適合本身所需的軟體予以採用，以取代人工登錄銷貨明細帳作業。
2. 銷貨收入傳票可定期彙總開立，以簡化作業。 假若業者每筆銷貨資料都已即時登入「銷貨明細帳」，則銷貨收入傳票可採定期方式（日或週或月）彙總開立，並不需要逐筆開立銷貨收入傳票。
八、 託外加工材料進出存帳紊亂，無法確實掌握廠商餘料未交的材料數量。
(一) 問題說明
通信器材製造業者在生產過程中，常將一部分製程委由廠商代行加工，例如電路板插件、燒焊等作業。託工管理上，常因廠商採取分批交回方式，或是加工材料的損耗率計算問題，導致業者對於個別廠商的託工材料進出存帳常弄不清楚。
(二) 改善對策
加工廠商以分批交回的作業方式，常有前批未交清，後批又續交的情況，日積月累之下，造成業者的託工材料明細帳難以整理。建議業者宜採行下列措施以改善帳目混亂的情況：
加工廠商以分批交回的作業方式，常有前批未交清，後批又續交的情況，日積月累之下，造成業者的託工材料明細帳難以整理。建議業者宜採行下列措施以改善帳目混亂的情況：
1. 採用「小批量委外加工」的方式，且不得分批回廠，「委外加工單」交運多少數量，就必須當批交回該數量之材料。
2. 若不得已情況下，須採分批回廠的方式作業，則應待全數交回之後，再予辦理請款。
3. 若能採行上述作法，則留存在託工主辦部門尚未結案的「委外加工單」材料數量，即為廠商的未交材料量，帳務管理極為簡便。
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